Ipsys informatique est une société de services destinée aux professionnels et spécialisée dans l’infrastructure informatique. Ipsys informatique vous propose des solutions personnalisées, complètes et efficaces en fonction de vos besoins (audit, gestion, maintenance de votre parc et sécurité) ainsi que des formations spécifiques individuelles ou collectives (CAO/DAO/PAO).
L'enjeu
Crée en 2010, la société continue de développer son activité et compte plus de 1200 clients. En dix ans, l’entreprise a pu augmenter considérablement son nombre de salariés. Face à cette expansion, Ipsys informatique s’est confronté à un enjeu, celui de d’augmenter sa rapidité de réponse à ses clients. Afin d’optimiser les processus internes, la société a dû s’équiper de plusieurs outils dont un outil de gestion. Suite à plusieurs essais, leur choix s’est tourné vers KPulse en 2018.
Etre réactif auprès des clients en utilisant la fonctionnalité Ticketing
Pour les techniciens de chez Ipsys informatique, la gestion de la relation client est primordiale. Auparavant, l’équipe technique utilisait les appels téléphoniques pour s’organiser auprès de leurs clients mais grâce à la fonctionnalité ticketing du logiciel, les clients peuvent directement créer des tickets. Une fois les tickets créés, les techniciens peuvent ajouter des commentaires et les traiter directement. Avec KPulse, les échanges ont été simplifiés. Leurs journées et leurs priorités sont ainsi mieux organisées.
Ils utilisent aussi régulièrement l’application mobile durant leurs déplacements chez les clients. En renseignant les devis sur KPulse, ils peuvent vérifier qu’ils ont amené tout le matériel et toute la main d’œuvre nécessaire.
Organiser les équipes commerciales et optimiser les processus de vente
Le module CRM et Ventes de KPulse accompagne l’équipe commerciale au quotidien. Les commerciaux utilisent le logiciel pour gérer le flux des opportunités en indiquant les étapes de réussite de l’opportunité et le revenu potentiel généré. Ils peuvent donc prévoir un chiffre d’affaires pour les mois suivants.
En fonction du niveau de réussite des opportunités, ils mènent des actions commerciales. Pour les réaliser, chaque personne de l’équipe liste dans la partie dédiée du logiciel toutes les actions à effectuer ainsi que tous les collaborateurs associés à ces actions. Cette fonctionnalité est bénéfique pour les aider dans l’organisation et la planification des tâches.
« L’action commercial, c’est un peu la mémoire du commercial » Ariane, Responsable commerciale chez Ipsys informatique
Enfin, ils utilisent quotidiennement les documents de vente présents sur KPulse. Pour cela, les commerciaux renseignent les détails des prestations et des produits que l’entreprise propose ce qui leur permet de saisir des devis et des factures très facilement. Ils n’ont plus qu’à choisir le client et la prestation souhaitée et le devis se fait automatiquement. L’automatisation leur apporte un gain de temps.
Toutes les actions effectuées sur le logiciel par l’équipe commerciale ont permis d’améliorer la communication au sein de ce service et entre le service commercial et tous autres services de chez Ipsys informatique.
Prévoir sur plusieurs mois les charges de l’entreprise grâce au suivi des factures d’achats
Le secrétariat se sert de KPulse pour la gestion des achats fournisseurs et le suivi des stocks. Dans la partie achat, les secrétaires vont saisir les factures fournisseurs pour avoir un suivi sur les factures qui restent à payer. La trésorerie et les charges de l’entreprise sont par conséquent mieux gérées.
De plus, les tickets remplis par les clients et les techniciens vont aider les secrétaires à renseigner les clients au plus vite lorsqu’ils appellent pour résoudre un problème. Ils n’ont plus besoin de passer par plusieurs intermédiaires et sont donc plus réactifs auprès des clients.
Comment KPulse a accompagné Ipsys informatique dans sa croissance ?
- Optimisation de la planification et de la gestion quotidienne
- Optimisation de la relation client et augmentation de la réactivité
- Suivi des charges et anticipation de la trésorerie
- Fluidification de la communication interne
Interviews individuels
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