Dans le cas des frais de déplacement, il est important de différencier les concepts de "régime" et de "kilométrage". Le terme régime désigne les sommes d'argent destinées à couvrir les frais d'entretien et de séjour d'un employé au cours d'un voyage de travail. Celles-ci ne sont pas cumulatives, donc si elles ne sont pas dépensées, elles sont perdues.
Pour sa part, le kilométrage est la compensation économique que l'entreprise offre aux travailleurs qui utilisent leur véhicule privé pour se rendre au travail en dehors de leur lieu de travail habituel. Cet argent devrait suffire non seulement à couvrir le carburant, mais également aux frais de maintenance, tels que l'usure des roues et des pièces mécaniques, l'huile, et même la part proportionnelle de l'assurance et de la taxe de circulation.
Le kilométrage ne comprend pas les amendes, les péages ou les contraventions de stationnement. Le travailleur doit en assumer la responsabilité, même lorsque le véhicule est une entreprise. Les deux autres concepts doivent être inclus dans la note de dépenses pour que la société puisse s'en occuper.
Justification des frais de déplacement.
Pour que les travailleurs reçoivent une compensation pour leurs frais de voyage, ceux-ci doivent être dûment justifiés. Le processus doit être défini dans la politique de dépenses de l'entreprise. En règle générale, la présentation d'une série de documents est requise :
- Les factures complètes (ou à défaut, les pièces justificatives), avec numérotation, date, lieu d’émission, données fiscales de l’émetteur et du destinataire, description complète, assiette fiscale, taux d’imposition appliqué, quote-part facturée et devise dans laquelle elle est payée.
- La raison du voyage, le nom du client visité, les personnes ayant assisté à la réunion ou le nombre de convives (dans le cas des frais de restauration).
- En cas d'utilisation d'une carte de voyage, il est nécessaire de sauvegarder le reçu.
- Pour justifier les kilomètres parcourus, il faut également noter le point d'origine et la destination.
- Les frais de locomotion (taxi, train, avion, bus, etc.) sont justifiés avec les factures et ceux des péages et des parkings, avec justificatifs.
Règlement concernant les frais de voyage.
La procédure à suivre pour la réclamation des frais de régimes et de kilométrage doit être parfaitement stipulée dans la politique de frais de déplacement de la société.
Une formule très courante lors du paiement des indemnités kilométriques consiste à introduire l'argent dans la masse salariale de l'employé. Pour ce faire, l'entreprise doit s'assurer de le noter en dehors de la catégorie de salaires. Plus précisément, le montant devrait apparaître dans la section « régularisation » avec le concept « perceptions non-salariales ».
Il est important de savoir quels sont les montants maxima exemptés d’impôt pour que le travailleur ne perde pas d’argent.
Actuellement, le plafond fixé par l’administration fiscale est de 0,19 euro par kilomètre. Tout ce qui en découle est taxé. Par conséquent, si votre entreprise vous paie le kilomètre à 0,25 euro, ces 6 centimes d’écart sont indiqués. Lorsque le voyage est effectué par les transports en commun, la dépense est exempte du paiement de l’impôt sur le revenu des particuliers quel que soit le coût du billet.
Sur quelle base calcule-t-on les indemnités de déplacement ?
Des facteurs tels que le secteur, la taille de l'organisation, l'ancienneté ou le degré de responsabilité dans l'entreprise influencent la tarification de l'une des dépenses de voyage les plus courantes. Il y a des secteurs qui paient mieux que d'autres, tout comme il y a des entreprises qui paient plus ou moins selon leur taille. L'industrie, la pharmacie et le tourisme ont été, dans cet ordre, les secteurs qui ont le mieux compensé le kilométrage au cours de la dernière année 2018. En ce qui concerne la taille des entreprises, la règle générale est que plus elles sont petites, plus la rétribution par kilomètre est élevée.
Barème kilométrique de 2019
| Nb de CV | moins de 5 000 km | 5 001 à 20 000 km | plus de 20 000 km |
| 3 CV et moins | 0,451 x d | ( 0,270 x d) + 906 | 0,315 x d |
| 4 CV | 0,518 x d | ( 0,291 x d) + 1 136 | 0,349 x d |
| 5 CV | 0,543 x d | (0,305 x d) + 1 188 | 0,364 x d |
| 6 CV | 0,568 x d | (0,32 x d) + 1 244 | 0,382 x d |
| 7 CV et plus | 0,595 x d | (0,337 x d) + 1 288 | 0,401 x d |
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