Un logiciel ERP est un outil central dans la performance des activités opérationnelles d’une entreprise. Il permet d’optimiser la gestion en générale d’une entreprise. En cela, il permet de réduire les coûts et de mieux allouer les ressources. Mais qu’est-ce qu’un logiciel ERP plus exactement ? Quelle est la définition d’un logiciel ERP ? A quoi sert un logiciel ERP ? Et quel est le coût d’un logiciel ERP ?
Nous répondons dans cet article à toutes les questions que vous pouvez avoir autour de l’utilisation d’un logiciel ERP.
Logiciel ERP définition
Un ERP signifie « Entreprise Ressource Planning » ce qui veut dire en français « Gestion des ressources d’une entreprise ». Un logiciel ERP est en fait une solution logicielle qui permet de piloter et de gérer au quotidien l’ensemble des process opérationnels d’une entreprise.
Ce genre de logiciel est appelé dans la langue française « PGI », ce qui signifie « Progiciel de gestion intégré ». Un tel logiciel centralise tous les outils et fonctionnalités nécessaires à la gestion d’une entreprise ainsi que l’ensemble des données sur une base unique.
Un logiciel ERP intègre alors des fonctionnalités telles que : la gestion des stocks et des produits, la gestion des fournisseurs, la gestion de la production, la gestion commerciale, la gestion de la relation client, la gestion des ressources humaines ou encore la gestion comptable. L’objectif en utilisant un logiciel ERP est alors de simplifier et d’optimiser l’ensemble de ces tâches-là.
En fait, on peut définir un logiciel ERP comme la colonne vertébrale d’une entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP SaaS ?
Vous avez peut-être déjà entendu parlé de logiciel SaaS mais vous n’avez qu’une vague idée de ce que c’est ? Alors, qu’est-ce qu’un logiciel ERP SaaS ?
Une solution SaaS (signifiant “Software as a Service” ou encore « Logiciel comme Service ») est une solution logicielle hébergée dans le cloud par l’éditeur du logiciel et donc, sur un serveur extérieur à l’entreprise utilisant le logiciel.
Ce qu’il faut comprendre de ça c’est qu’un logiciel ERP SaaS est vu comme un service et non comme un produit acquis lors de l’achat. Il est ainsi distribué sur Internet sous la forme d’un service. Les utilisateurs optant pour un logiciel ERP SaaS payent alors un abonnement mensuel ou annuel. Ils n’ont en fait aucune licence à acheter et n’ont rien à installer sur leur ordinateur. Les utilisateurs n’ont ainsi aucune mise à jour payante à mettre en place. Ces dernières sont effectuées par l’éditeur du logiciel lui-même.
Le logiciel ERP SaaS est donc directement accessible depuis le web, depuis n’importe quel navigateur et depuis n’importe quel terminal (smartphone, tablette, PC ou Mac). Les utilisateurs possèdent chacun des identifiants pour se connecter à leur espace.
Ainsi, si l’on résume « qu’est-ce qu’un logiciel ERP SaaS », il s’agit d’un logiciel hébergé dans le cloud et distribué par un éditeur qui le rend accessible à ses clients via Internet.
Quels sont les avantages d’un logiciel ERP SaaS ?
Aujourd’hui, les logiciels ERP « traditionnels » qui ne sont pas en mode SaaS montrent leurs limites. Ces logiciels ERP qui ne sont pas en mode SaaS parviennent très difficilement à répondre aux besoins d’échanges de données de plus en plus importants et évolutifs. Ces logiciels traditionnels ne sont pas aussi flexibles que des logiciels ERP SaaS. Ils ne s’adaptent pas continuellement mais apportent très ponctuellement de lourdes modifications. Ces lourdes modifications s’accompagnent de lourdes mises à jour qui sont à votre charge. Si vous optez pour un logiciel ERP SaaS, vous n’aurez pas ces mises à jour à votre charge. De plus, le logiciel sera beaucoup plus évolutif et adaptatif.
Quels sont les autres avantages d’un logiciel ERP SaaS ?
Réduction des coûts
Avec un logiciel ERP SaaS, vous n’aurez plus besoin d’installer votre logiciel sur votre propre ordinateur (ou sur un Data Center de l’entreprise). En effet, un logiciel ERP SaaS est disponible directement en ligne sur le web. Le fait de n’avoir plus rien à installer entraine une diminution drastique des coûts opérationnels.
Vous n’avez plus de coûts d’acquisition de matériel, plus de coûts de licence du logiciel, plus de coûts d’installation, de support, de maintenance ou de mise à jour. Avec un logiciel ERP SaaS vous avez en fait comme unique coût votre abonnement.
Grande agilité et flexibilité
Un logiciel ERP SaaS dispose d’une grande agilité et flexibilité. Tout d’abord, les entreprises peuvent organiser leur budget avec plus de facilité et de précision. En effet, une offre SaaS se présente sous la forme d’un abonnement dont le prix est proportionnel avec le nombre d’utilisateurs. Ensuite, un logiciel ERP SaaS est aussi flexible car il est accessible depuis n’importe quel appareil et depuis n’importe où. Enfin, flexibilité et agilité dans le fait que vous allez pouvoir personnaliser votre logiciel ERP SaaS à votre image afin qu’il reflète votre entreprise.
Haute scalabilité
Un logiciel ERP SaaS va être également reconnu pour sa haute scalabilité. La scalabilité fait référence à la capacité à s’adapter d’un point de vue dimensionnel, tant vers des tailles inférieures que vers des tailles supérieures. En fait, en fonction des besoins que peut avoir l’utilisateur, ce dernier pourra avoir accès aux seuls services et fonctionnalités qui correspondent à son activité. Les utilisateurs deviennent alors plus autonomes et productifs.
La scalabilité constitue un avantage important pour une organisation qui prévoit d’étendre son champ d’activité ou bien pour une entreprise à forte ou moyenne croissance. En optant pour un logiciel ERP SaaS, l’entreprise en question n’a pas besoin de ressources et d’infrastructures informatiques supplémentaires. Au fur et à mesure que l’organisation se développe, le logiciel ERP SaaS peut en fait être étendu afin de répondre aux nouvelles exigences.
Meilleure évolutivité
Un logiciel ERP SaaS va présenter également une meilleure évolutivité. Chaque jour, il y a de nouvelles fonctionnalités qui apparaissent et de nouvelles mises à jour qui se font de manière automatique. Toutes ces mises à jour augmentent la productivité globale. Ainsi, un logiciel ERP SaaS peut répondre beaucoup plus facilement et rapidement aux nouveaux besoins qui sont émis en termes de gestion ou bien aux changements qui peuvent avoir dans une entreprise. Il évolue et s’adapte continuellement contrairement à un logiciel ERP traditionnel qui peut vite devenir passé de mode ou trop ancien.
Sécurité renforcée
Les logiciels ERP en mode SaaS présente également l’avantage de la sécurité. Une sécurité supplémentaire est apportée puisque les données sont stockées dans le cloud. Les serveurs qui stockent les données sont très puissants et sécurisés. En effet, les données sont hébergées sur un serveur distant par le biais d’une connexion sécurisée qui garantit la protection de vos données. Avec un logiciel ERP SaaS, vous n’avez donc presque aucune chance de perdre vos données. Enfin, l’accès au logiciel ERP est strictement confidentiel et réservé aux seuls membres qui disposent des autorisations nécessaires. Personne d’autres ne pourra se connecter à votre espace.
A quoi sert un logiciel ERP ?
Utiliser un logiciel ERP vous permet de simplifier la direction de votre société à tout point de vue. Un logiciel ERP permet de piloter plus facilement l’activité d’une entreprise, d’améliorer ses performances, d’augmenter sa productivité et de sécuriser tous ses process.
Ainsi, un logiciel ERP permet à une entreprise d’optimiser ses coûts (en termes de gestion de stocks, gestion des fournisseurs, ...) mais aussi son rendement (processus opérationnels, planification, partage des données, collaboration, connaissance client, …).
Un logiciel ERP vous permet d’effectuer l’ensemble des tâches de gestion via les fonctionnalités suivantes :
- La gestion comptable et financière.
- La gestion des stocks.
- La gestion de la production (GPAO).
- La gestion des ressources humaines.
- La gestion des fournisseurs.
- La gestion commerciale.
- La gestion de la relation client.
- La gestion de l’e-commerce.
- La gestion de la distribution.
Chaque module et fonctionnalité sont en relation. Cela signifie que chaque application communique avec l’autre et il ne faut rentrer qu’une seule fois les données pour qu’elle se retrouve partout là où elles doivent être.
Un des autres objectifs d’un outil ERP est d’homogénéiser le système d’information de l’entreprise. Tout est centralisé dans un seul logiciel et les entreprises évitent alors de composer avec de multiples logiciels. Cela évite par exemple que vous passiez votre temps à échanger des fichiers entre services. Grâce à un logiciel ERP, vous pouvez centraliser toutes les informations de l’entreprise. Un gain de productivité se fera nécessairement sentir.
Le logiciel ERP fluidifie aussi la communication. Tous les employés de l’entreprise ont accès au niveau d’informations qui leur sont nécessaires. Et on le sait pertinemment : plus il y de transparence, plus l’organisation est rigoureuse et mieux sont les rapports humains. Un logiciel ERP facilite en cela la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Vous pourrez alors beaucoup mieux optimiser l’organisation de votre entreprise et gagner encore une fois en productivité.
Ainsi, un logiciel ERP couvre tous les besoins d’une entreprise et lui permet d’être plus efficace, plus rapide et tout cela de manière simplifiée, souple et adaptée. Avec un logiciel ERP, vous avez une vision complète de votre activité et prenez de meilleures décisions plus rapidement. Tout cela permet d’augmenter sa productivité, sa performance et donc sa rentabilité.
Comment utiliser le logiciel ERP ?
Bon depuis tout à l’heure, on parle de quelle est la définition d’un logiciel ERP ou à quoi sert un logiciel ERP. Mais alors, vous vous posez peut-être la question : comment utiliser un logiciel ERP ?
En fait, il n’y a rien de plus simple, si vous optez bien sûr pour un logiciel ERP SaaS (voir les paragraphes « Qu’est-ce qu’un logiciel ERP SaaS » ou bien « Quels sont les avantages d’un logiciel ERP SaaS ? »).
En effet, si vous optez pour un logiciel ERP SaaS, vous n’avez rien à installer sur votre ordinateur, aucune licence à acheter ou encore aucun matériel à acquérir.
Vous devez simplement :
- Vous rendre sur internet et taper le nom de l’ERP que vous avez choisi en barre de recherche.
- Cliquer sur le lien du site officiel.
- Cliquer sur « inscription » afin de créer votre compte.
- Épingler le lien dans la barre de tâches (afin de créer un raccourci pour vos prochaines connexions).
Et le tour est joué, votre compte est créé ! Ensuite, il faut juste vous laisser guider par le logiciel qui vous aidera à personnaliser votre espace, à cacher ou afficher les modules qui ne vous intéressent pas ou qui vous intéressent. Vous pourrez aussi importer vos données dans la section « Paramètres » comme les données prospects, clients, produits et fournisseurs. Vous pourrez configurer des rôles pour vos autres utilisateurs / collaborateurs et définir les accès (c’est-à-dire, ce à quoi ils auront accès et qu’ils pourront voir ou bien modifier).
Notez que si vous avez du mal avec la prise en main du logiciel ou que vous souhaitez tout simplement une présentation détaillée d’un logiciel ERP en question, très souvent, les éditeurs proposent des démonstrations (publiques ou privées, cela dépend) de leur logiciel.
Notez également que très souvent, les éditeurs de logiciel ERP SaaS proposent en plus de leur logiciel accessible en ligne, une application mobile à télécharger sur l’App Store ou sur Google Play (selon si vous êtes sur Apple ou Android).
Comment choisir son logiciel ERP ?
De nos jours, de nombreux éditeurs proposent des logiciels ERP. Autrement dit, vous avez l’embarras du choix ! Mais comment choisir son logiciel ERP ?
Eh bien tout d’abord, il faut que vous parveniez à bien définir vos besoins et vos objectifs. Qu’est-ce qu’un logiciel ERP pour vous ? A quoi sert un logiciel ERP d’après vous ? Et à quels besoins doit-il répondre ? Pour choisir votre logiciel ERP, vous devez bien définir vos critères de choix afin de comparer efficacement les diverses offres et de trouver celle qui vous correspond le mieux.
Pour bien mettre en lumière vos critères de choix, nous vous conseillons de rédiger un cahier des charges précis. Pour mieux définir vos besoins, vous pouvez vous appuyer sur les critères et questions suivants :
- Quelle est la taille de votre entreprise, le nombre de salariés de l’entreprise, le type d’activités, le mode de fonctionnement de l’entreprise et ses spécificités (production, finance, …) ?
- Est-ce que la solution est adaptée à vos activités et à vos process ?
- Est-ce que la solution est moderne, flexible et ergonomique ?
- Est-ce que la solution est facile d’utilisation et simple à paramétrer ?
- La solution est-elle flexible et personnalisable à votre image ?
- Quelle est la qualité de l’accompagnement client et des services intégrées (mise à jour, guide, conseil, support client, documentation en ligne, …) ?
- Quel budget êtes-vous prêts à consacrer ?
- Quels sont les avis client à propos du logiciel en question ?
- Quelles évolutions du logiciel ont été faites et quel est le rythme des mises à jour ?
Une fois que vous aurez répondu précisément à ces questions, vous parviendrez à établir un cahier des charges précis.
Il vous faudra ensuite aller voir sur internet les différents éditeurs de logiciel et les offres qu’ils proposent. Les éditeurs font très souvent des démonstrations de leurs logiciels. Vous pouvez ainsi réserver un créneau afin de participer à une démonstration. Il vous sera plus facile de vous faire un avis, de comparer chaque logiciel et de choisir celui qui vous correspond le mieux.
Si vous avez du mal à bien définir vos besoins, ne vous en faites pas, nous vous proposons de consulter notre classement des ERP français pour faire votre choix.
Quel est le coût d’un logiciel ERP ?
Le coût d’un ERP dépend de plusieurs critères comme sa complexité, les développements à réaliser ou non, le nombre d’utilisateurs, l’infrastructure, etc. Les premiers prix sont autour de 10€ / mois, et les plus hauts peuvent aborder les centaines d’euros. Les prix varient beaucoup d’une entreprise à l’autre et selon l’offre qui est proposée Il est donc plutôt difficile de donner un barème. Il vaut mieux que vous définissiez quel budget vous êtes prêts à consacrer mensuellement ou annuellement.
Notez bien qu’un logiciel ERP vous permettra de gagner en productivité. Les entreprises qui utilisent un logiciel ERP constatent un retour sur investissement souvent rapide.
Pour résumer
Aujourd’hui, un ERP est quasi indispensable pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Utiliser un logiciel ERP vous permettra d’optimiser votre gestion d’entreprise et l’ensemble de vos process. Votre société deviendra plus productive et se transformera en un espace où il fait bon de travailler. La gestion du personnel sera bien meilleure, la gestion des ressources sera facilitée et la planification et le développement de projets n’auront jamais été aussi simples.
Mais attention, il faudra veiller de choisir le bon logiciel ERP qui correspond le plus à vos besoins et à vos activités. Avec les offres qui sont présentes en masse, il vaut mieux établir un cahier des charges précis avant de vous lancer dans des recherches, au risque sinon de vous perdre.
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- Gestion de stocks, produits et fournisseurs,
- Le tout accompagné d’un module de pilotage et d’analyse de l’activité,
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