La GED : Définition
La définition de la GED (Gestion Electronique des Documents) : La GED rassemble l'ensemble des techniques et pratiques nécessaires pour la gestion des différents flux de documents au sein d'une entreprise.
Pas le temps de lire ? Découvrez l'essentiel sur la GED en 1 minute
Il s'agit d'un système global informatisé de hiérarchisation, d'appropriation, de stockage, archivage des dossiers. Elle peut être utile quand une entreprise doit numériser un grand nombre de documents papiers.
Actuellement, la GED se divise en 4 étapes bien distinctes :
- L'acquisition des dossiers
- La hiérarchisation des dossiers
- Le stockage complet des dossiers
- La diffusion des dossiers aux individus concernés
La GED, concrètement, qu’est-ce ?
(illustrations : https://icons8.com)
#Exemple 1 : si vous souhaitez retrouver vos factures, entrez les mots clés correspondant à celles-ci dans le moteur de recherche de la GED. Vous pourrez retrouver toutes vos factures rangées dans un document "Factures".
#Exemple 2 : certains documents nécessitent d'être contrôlés pour pouvoir en gérer les demandes d'accès. La GED permet de contrôler l'accès à ce genre de données :
- une demande de consultation d'un document sensible comme la composition du chiffre d'affaires ou la politique tarifaire de l'entreprise
- un fichier partagé avec un client
- une modification (nommage, suppression) d'un document qui nécessite une validation par d'autres acteurs en interne
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Les bénéfices de la GED (un outil essentiel pour tout type d'entreprise)
À l'ère du numérique, avoir la totale maîtrise sur les différents documents qui circulent dans son entreprise est devenu essentiel. La gestion des documents (GED) permet d'apporter plus de cohésion au sein de votre structure grâce à une dématérialisation et un archivage numérique des documents prédéfinis. Ainsi, l'accès à l'information est plus simple et c'est l'ensemble de l'entreprise devient plus efficace dans son travail.
Opter pour un logiciel GED dans son entreprise, c'est favoriser une meilleure organisation du travail en interne.
- Réduction des coûts : plus de coûts d'impression de papier ni de coûts liés aux envois postaux
- Une productivité décuplée en interne grâce à des documents accessibles à tous et à n'importe quel moment
- Plus grande facilité dans la recherche de documents grâce à un système d'indexation
- Meilleur contrôle sur les documents qui circulent en interne
- Meilleur partagesécurisé des informations
- Centralisation des données de l’entreprise
- Réduction du risque de perte d'un document
Conclusion
Créer un système de gestion de documents efficace est un processus qui prend un certain temps et de la formation, mais au final, la récompense l'emporte de loin sur le problème. De plus en plus de TPE/PME optent pour la GED et il existe plusieurs solutions sur le marché. Il est important de bien comparer et choisir une solution qui 1. Stock ces données en France pour plus de sécurité 2. Accompagne ses clients dans la formation 3. Est 100% adaptée pour les besoins de TPE/PME. Un bon choix de logiciel va mener votre transformation digitale à la réussite.