Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation est une solution en ligne permettant de gérer et d’optimiser sa gestion commerciale. C’est un outil qui vous aide à éditer vos factures, vos devis et autres documents de vente (selon les fonctionnalités proposées par le logiciel).
Ainsi, il permet de faciliter les transactions entre l’entreprise, les fournisseurs et les clients.
Votre gestion commerciale est simplifiée !
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?
L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire mais très conseillée pour éviter des erreurs de saisie et de calcul.
Cependant, vos documents de vente doivent répondre à la réglementation en vigueur et comporter certaines mentions obligatoires.
En utilisant un logiciel de facturation, vous êtes assurés d’avoir des factures conformes à la réglementation.
Fonctionnalités du logiciel de facturation
Fonctionnalités de base d’un logiciel de facturation :
- Édition de factures et de devis automatique en remplissant préalablement votre fichier client. En créant votre facture, vous n’avez plus qu’à sélectionner le client concerné et à remplir les informations de vente. Les logiciels vous proposent plusieurs modèles de facture.
- Suivi des factures et de leur statut avec une vue d’ensemble de chaque facture
- Envoi des factures directement par mail
- Suivi des paiements et des impayés
- Import de vos données clients, par exemple si vous avez un fichier client Excel, vous pouvez directement les importer sur votre logiciel pour éviter de tous les saisir manuellement
- Export comptable
- Pilotage de vos activités avec tableaux de bord et statistiques
Fonctionnalités supplémentaires en fonction des logiciels :
- Gestion des relances des impayés
- Création de tous types de documents de vente : facture pro-forma, d’acompte, facture récurrente, avoir, bon de commande, bon de livraison etc.
- Transformation des documents de vente à partir d’un simple clic. Exemple : transformation d’un devis en bon de commande ou transformation d’un devis en facture d’acompte
- Personnalisation de vos documents commerciaux à votre image
- Paiement en ligne
- Application mobile pour facturer même en déplacement
- Création de fiches produits et services pour remplir automatiquement vos documents de vente
- Gestion des fournisseurs et édition de bons de commande et de factures fournisseurs
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Utiliser un logiciel de facturation présente de nombreux avantages. Vous allez gagner du temps et augmenter votre productivité mais surtout vous allez réduire considérablement vos coûts.
Voici une liste des nombreux avantages :
- Vous pouvez créer et éditer vos documents de vente de façon automatique grâce au fichier client.
- Vous n’avez pas à vous soucier de la réglementation pour vos devis et factures, le logiciel intègre directement les mentions obligatoires et les évolutions législatives.
- Vous pouvez envoyer directement vos documents de vente par mail. Plus besoin d’envoyer vos factures par courrier. Vous envoyez la facture en un clic et le client reçoit directement la facture, plus besoin d’attendre que le courrier arrive. Vous gagnez du temps et réduisez vos coûts d’impression et d’envoi postaux.
- Les entreprises ont l'obligation de conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de leur activité pendant une certaine durée minimale. En utilisant un logiciel de facturation, tous vos documents sont conservés et vous pouvez les retrouver facilement.
- Vous pouvez suivre vos paiements, les retards et les relances grâce à une vue d’ensemble.
- Vous avez accès à vos factures facilement même en déplacement en vous connectant sur votre logiciel que ce soit sur ordinateur ou smartphone grâce à une application mobile.
- Les données de vos clients sont centralisées au sein d’une même interface.
Comment choisir son logiciel de facturation ?
Il peut être difficile de faire votre choix parmi les nombreux logiciels de facturation présents sur le marché.
Nous vous conseillons d’effectuer vos recherches en fonction de vos besoins.
Voici des exemples de questions que vous devez vous poser pour faire votre choix :
Avez-vous besoin d’un logiciel très simple avec des fonctionnalités de base ? Souhaitez-vous faire des bons de commande fournisseur ? Souhaitez-vous faire des relances ? Le paiement en ligne est-il primordial ? Avez-vous besoin d’effectuer un suivi poussé de vos clients ou non ?
Une fois vos besoins définis, regardez si les logiciels qui vous intéressent répondent à ces besoins.
Vous pouvez aussi affiner votre recherche selon l’interface. Certains logiciels proposent des interfaces modernes et intuitives tandis que d’autres ont des design plus ancien. La personnalisation est aussi plus ou moins poussée, tout dépend de si vous souhaitez pouvoir personnaliser tous les champs, le tableau de bord, les modèles de facture, les mentions à afficher, etc.
Enfin, si cela est important pour vous, renseignez-vous sur le lieu de développement du logiciel. Le logiciel est-il made in France ? Ce critère peut vous être utile pour échanger plus facilement avec l’éditeur de la solution. Il est vrai que des solutions françaises présentent très souvent un meilleur support client que des solutions étrangères.
La plupart des logiciels proposent de tester le logiciel pendant une durée déterminée. N’hésitez pas à tester plusieurs logiciels pour être sûr de choisir celui qui vous correspond.
Quel logiciel utiliser pour vos devis et factures ?
Vous vous demandez quel logiciel utiliser ? Consultez notre comparateur de logiciel de facturation pour vous aider dans votre choix. Nous vous avons détaillé dans chaque fiche outil, les fonctionnalités, les avantages, les inconvénients et notre avis sur le logiciel en question.
Vous souhaitez obtenir une fiche détaillée sur un logiciel non présent dans la liste ?
N’hésitez pas à nous envoyer un mail sur marketing@kpulse.fr