Bon de commande, bon de livraison, bon de réception et facture : définitions et exemples

Mercredi 11 septembre 2019 4 minutes

Facture, bon de commande, bon de livraison et bon de réception figurent parmi les documents commerciaux les plus courants au sein d’une entreprise. De plus en plus considérés comme des pièces comptables, ils ont pour rôle de sécuriser les relations professionnelles et commerciales. Un certain nombre d’informations doivent figurer sur chacun d’entre eux, afin de garantir un maximum de transparence et d’éviter les éventuels litiges. Voici donc les points essentiels à connaître sur chaque document.

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Bon de commande

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Par définition, le bon de commande ou BDC consiste en un document qui définit et valide les modalités de la prestation commerciale entre un vendeur et un acheteur, que ce soit en B to B ou en B to C. Il permet ainsi au fournisseur de communiquer au client toute information pré-contractuelle pour une validation de sa part, avant la conclusion proprement dite de la vente. La signature de ce document par l’acheteur constitue la preuve de l’accord entre les deux parties. En ce qui concerne son utilité, le bon de commande permet avant tout d’éviter des contestations ultérieures. Adressé par l’acheteur au fournisseur, il matérialise la commande. Il constitue également un engagement juridique et financier pour les deux parties. À partir du moment où l’acheteur accepte le bon de commande, le fournisseur s’engage à livrer la marchandise correspondante. Le client lui s’engage à payer le prix préalablement convenu. Bien que le BDC ne soit pas un document obligatoire, il reste tout de même utile pour le fournisseur, pour des raisons de traçabilité.

Les mentions obligatoires d’un bon de commande

Le BDC doit indiquer quelques mentions obligatoires. Il doit contenir entre autres :

  • l’identité du fournisseur, à savoir sa dénomination sociale, sa forme juridique, son numéro SIREN, son numéro d’identification au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et greffe où est enregistrée l’entreprise, l’adresse de son siège social ainsi que ses coordonnées,
  • l’identité du client, dont sa dénomination sociale, sa forme juridique, son numéro SIRET, l’adresse de l’établissement, et idéalement le nom et le prénom de la personne en charge de la commande,
  • le numéro ainsi que la date d’édition de la commande,
  • la description de la commande qui identifie et liste chaque produit ou marchandise, les prix unitaires respectifs hors taxes et la TVA applicable,
  • le montant total de la commande, c’est-à-dire le prix total hors taxes pour chaque produit commandé, ainsi que le montant HT et TTC de la commande dans sa totalité,
  • les conditions de livraison,
  • les conditions de règlement,
  • les conditions générales de vente,
  • les modalités de rétractation dans le cas où le fournisseur vend à un client particulier.

Exemple d’un bon de commande

bon de commande

Bon de livraison

Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?

Comme son nom l’indique, le bon de livraison ou BL est un document rattaché à une livraison. Établi par le fournisseur et s’adressant à son client, il prouve que la livraison de la marchandise a effectivement eu lieu et que la marchandise livrée est conforme à la commande préalablement établie. Précédé d’un bon de commande, le BL accompagne toujours la livraison de la marchandise. Il récapitule toutes les informations liées au contenu même de la livraison. Le fournisseur le remet au client au moment même où la livraison a lieu. En plus de récapituler la commande, le bon de livraison également connu sous l’appellation de bordereau de livraison présente aussi une utilité juridique. Il atteste en effet que le client a bien réceptionné sa marchandise.

Quelle est la différence entre un bon de livraison et réception ?

Il est toujours établi en deux exemplaires : un pour le vendeur et un pour l’acheteur. L’exemplaire adressé au fournisseur portera le nom de « bon de livraison » et celui adressé à l’acheteur, le nom de « bon de réception » ou BR. Le BL ou BR n’est pas un document à placer dans le compte de TVA, et ne peut pas par conséquent être utilisé pour générer un paiement. C’est donc l’élaboration d’une facture qui rendra le paiement exigible.

Quelles sont les conditions pour qu’un bon de livraison soit valable ?

À noter que la personne qui se charge de la réception de la marchandise est tenue de vérifier que le bon de livraison est conforme au bon de commande. Si les deux documents correspondent, la personne qui réceptionne la marchandise appose sa signature. Dans le cas contraire, il est tout à fait possible d’émettre une réserve. Le client est alors tenu d’inscrire toute anomalie sur le bon de livraison, qu’il s’agisse d’une erreur sur tout ou partie de la marchandise, d’une marchandise partiellement ou entièrement abîmée, ou d’une livraison incomplète. La signature du BL vaut donc comme une acceptation de la marchandise. Dans ce cas, le client conserve alors le bon de réception signé. Par contre, un BL non signé ou paraphé par l’acheteur n’a aucune valeur, et ne peut pas être considéré comme une preuve d’une quelconque transaction qui entrera dans le décompte du chiffre d'affaires.

Le bon de livraison

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Les mentions obligatoires d’un bon de livraison

À l’instar du bon de commande, le bon de livraison ou de réception doit comporter quelques mentions obligatoires. Il doit notamment fournir des informations relatives à l’identité du fournisseur, à savoir le nom et la forme sociale de l’entreprise, son numéro RCS et son lieu d’immatriculation, l’adresse de son siège social ainsi que le montant de son capital social. Pour pouvoir être considéré comme preuve de la réception conforme des marchandises dans le portefeuille client, le BL doit aussi indiquer l’identité et les coordonnées du client, le numéro de la commande indiquée dans le bon de commande, la date ainsi que le lieu de la livraison, sans oublier la description, la nature, le nombre et le prix de chaque produit livré, avec le total HT et le montant de la TVA appliquée.

Exemple d’un bon de livraison

bon de livraison

Facture

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est un document qui atteste d’un achat ou d’une vente de biens ou de services. Elle est fournie par le vendeur lors de la livraison ou de la prestation de services. Une facture liste donc les biens vendus ou les prestations réalisées en précisant la nature, la quantité et les conditions d’achats. La facture est un document à la fois commercial, comptable et juridique. Elle présente donc différentes utilités. Elle est la preuve juridique d’une transaction financière, elle sert de justificatif comptable et elle sert aussi de support à l’exercice des droits sur la TVA. Si la facturation concerne deux professionnels, alors cette dernière est obligatoire. S’il s’agit par contre d’une transaction entre un professionnel et un particulier, la facture n’est pas obligatoire à moins que le client l’exige, que la vente s’effectue à distance ou qu’il s’agisse d’une livraison intracommunautaire exonérée de TVA. Il est important de préciser que pour qu’elle soit considérée en tant que telle, une facture doit toujours présenter le terme « facture ».

Les mentions obligatoires d’une facture

Tout comme le bon de commande ou le bon de livraison, la facture doit contenir certaines mentions obligatoires comme le numéro et la date d’émission de la facture, l’identité de l’émetteur de la facture, les coordonnées du client, la désignation des produits ou services vendus, le montant total à payer, HT et TTC, les modalités de paiement et les pénalités de retard.

Exemples de factures

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Notez qu’en fonction du statut juridique de votre entreprise, il peut vous être demandé de rajouter certaines mentions spécifiques.

Pour en savoir plus sur la facturation - "Quels sont les différents types de factures ?"

En conclusion

Le bon de commande, le bon de livraison, le bon de réception et la facture sont des documents indispensables pour le bon déroulement d’une transaction commerciale. En apportant le maximum de précisions sur les caractéristiques d’une marchandise, ils garantissent une traçabilité des produits aussi bien pour le vendeur que pour l’acheteur, et permettent de vous éviter et de vous protéger d’éventuels litiges. Néanmoins, la gestion des bons et des factures peut vite s’avérer chronophage. L’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un logiciel de facture et devis permet désormais d’améliorer les performances en matière de gestion d'achat et de gestion d'entreprise. Cette solution de gestion vous aide à éditer facilement et rapidement tous vos documents commerciaux, vous permettant alors de vous concentrer sur votre activité principale.

Par Magalie Deschepper, Présidente de KPulse
Publié le Mercredi 11 septembre 2019

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