Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation d’envoyer leurs factures par voie électronique à destination des marchés publics. Cette mesure s’inscrit dans le cadre de la Loi de Finances pour 2020.
Le gouvernement a également annoncé que le recours à la facturation électronique entre professionnels sera rendu obligatoire d’ici 2025 et qu’une application progressive s’effectuera à partir de 2023. Cette mesure a notamment pour objectif de mieux lutter contre la fraude à la TVA. Elle permet également de simplifier le traitement des factures. Quelles sont les choses à savoir à ce propos ? Nous vous proposons dans cet article tout ce que vous devez savoir sur la facturation électronique.
Quelles sont les entreprises concernées par la facturation électronique ?
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises traitant avec le secteur public doivent transmettre leurs factures sous format électronique. De même, toutes les entités publiques de l'Union européenne sont tenues d'accepter les factures électroniques qui leur sont adressées.
La loi de Finances 2020 prévoit d’élargir le champ d’application de la facturation électronique. Ainsi, elle prévoit de rendre obligatoire la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er janvier 2023.
Quelles sont les dates de mises en œuvre pour la facturation électronique ?
Afin que les entreprises s’adaptent à ces nouvelles obligations de facturation, un calendrier de déploiement progressif entre 2024 et 2026 a été déployé. Ainsi, la facturation électronique sera imposée :
- Le 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des entreprises assujettis à la TVA,
- Le 1er juillet 2024, en transmission, mais seulement aux grandes entreprises,
- Le 1er janvier 2025 en transmission, aux entreprises de taille intermédiaire,
- Le 1er janvier 2026 en transmission, aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.
Que doit contenir une facture électronique ?
Une facture électronique est établie, envoyée, reçue et archivée sous forme électronique. Cette dernière n’est valable que sous trois conditions :
- L’émetteur est effectivement identifié.
- Le contenu est non modifiable.
- Le contenu est lisible.
Une facture dématérialisée doit, comme une facture papier, comporter exactement toutes les mentions obligatoires.
Pourquoi recourir à la facturation électronique ?
Recourir à la facturation par voie électronique permet aux entreprises de réaliser des économies non négligeables. Selon une évaluation de l’Inspection Générale des Finances, le coût d’une facture électronique est estimé à moins d’un euro, contre un « ordre de grandeur supérieur à 10 euros » pour une facture papier.
Mais les avantages ne s’arrêtent pas là. La facturation électronique permet :
- De simplifier les process des entreprises en allégeant leurs charges administratives des entreprises, de réduire les délais de paiement et de gagner en productivité.
- De simplifier les obligations déclaratives en matières de TVA.
- D’améliorer la détection à la fraude.
- De fluidifier la trésorerie des entreprises et d’améliorer leur connaissance en temps réel de leur activité.
- De diminuer l’empreinte carbone.
Facturation électronique : comment déclarer ?
L’ordonnance des Finances Publiques du 15 septembre 2021 prévoit que pour remplir leurs obligations, les entreprises pourront librement choisir de recourir à :
- Une plateforme de dématérialisation partenaire
- Un portail public de facturation sur la plateforme Chorus Pro qui assure déjà l’échange dématérialisé des factures au format électronique du secteur public.
Si vous souhaitez davantage d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter le communiqué de presse sur la généralisation de la facturation électronique.
Comment faire une facture dématérialisée en tant qu’émetteur ?
Pour adresser ou recevoir une facture dématérialisée, vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé qui vous permettra ainsi d'automatiser les échanges de données.
Actuellement, la législation française accepte deux formats pour dématérialiser une facture : le format par échange de données informatisés (EDI) et le format Word ou PDF.
Qu'est-ce que le format Factur-X ?
Avez-vous peut-être récemment entendu d’un nouveau standard européen de facturation électronique appelé Factur-X ?
Eh bien, il s’agit d’un modèle de facture électronique dit « électronique mixte » qui est composé d’un fichier PDF/A3 et d’un fichier XML. Ce format s'inscrit dans la norme sémantique européenne.
Le langage XML est un langage informatique qui facilite la lecture et l’échange des données informatiques par les machines. Ainsi, lors du dépôt des documents au format Factur-X, les champs de classement existants dans le classeur seront automatiquement récupérés dans le fichier XML. Et il sera possible en parallèle d’exploiter les données en clair grâce au format PDF.
La Factur-X permet ainsi, grâce à sa souplesse de traitement, de booster la dématérialisation des factures (amélioration de la lisibilité de la facture, automatisation de l’intégration de la facture entrante et accélération des délais de transmission et de traitement).
Pour résumer
A compter de janvier 2023, la facturation électronique deviendra une obligation pour les entreprises assujetties à la TVA. Le déploiement se fera évidemment de manière progressif afin que les entreprises disposent d'assez de temps pour s’y adapter. Ces dernières pourront, si elles le souhaitent, s’équiper de logiciels spécialisés. Cela leur permettra de mieux gérer l’édition et l’envoi de leurs factures dématérialisées.
A l’heure actuelle, plusieurs formats pour la facturation électronique sont acceptés par la législation française. Mais un format en particulier prend une ampleur considérable : le format Factur-X. Pour l’instant, rien n’assure que le format Factur-X sera le format officiel choisi. Affaire à suivre…