7 bonnes raisons d’utiliser un calendrier partagé dans votre entreprise

Vendredi 8 janvier 2021 4 minutes

Le travail en entreprise regroupe un ensemble de tâches diverses échelonnées dans le temps. Et il n’est pas toujours facile de les organiser en prenant en compte chacun des acteurs de l’entreprise. C’est là qu’entre en jeu le calendrier partagé.

Améliorer l'efficacité

Le fait de partager votre calendrier et votre emploi du temps avec votre groupe de travail vous permet d'organiser des activités ou de planifier des réunions en toute simplicité, que vous vous retrouviez ou non en dehors du lieu de travail. Ne pas se souvenir d'un engagement pris avec un client n'est pas simplement humiliant. Cela peut très bien être regrettable et préjudiciable pour votre entreprise. Personne n’a besoin de travailler avec une organisation qui ne respecte pas les heures limites ou qui ne tient pas compte des réunions prévues. Avec un calendrier de réunions partagé, tout le monde peut consulter les horaires de réunions.

Simplifier la communication

Si des changements sont apportés, l'horaire est rafraîchi naturellement pour qu'il n'y ait pas de désordre ou de va-et-vient de correspondance. En plus, un programme établi sur le calendrier permet d'organiser efficacement les réunions et les occasions avec votre groupe puisque vous avez un aperçu des horaires de chacun. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de contacter chaque personne séparément pour organiser une réunion. Certaines applications vous permettent de bénéficier des avantages du partage de votre emploi du temps en complément d’autres options. Vous choisissez votre accessibilité et vous partagez les données sélectionnées avec votre groupe au moyen d'une connexion. Ils choisissent alors la meilleure date et le meilleur moment pour planifier une réunion ou une occasion. Lorsque chaque collègue voit ses obligations et tâches ajoutées à un calendrier partagé, en tant que chef ou associé, vous pouvez être assuré que chaque arrangement, engagement, occasion et déjeuner/souper d'affaires sont représentés.

Gagner du temps

L'organisation de réunions de groupe avec vos représentants en pleine effervescence est à la fois fastidieuse et pénible. En utilisant un calendrier partagé, vous disposez du temps passé à faire des allers et retours avec eux pour essayer de choisir la date et l'heure idéales. Une fois de plus, l'utilisation du calendrier ressemble à un collègue individuel qui fait toute la planification pour vous. Comme il faut plusieurs minutes pour rassembler vos réflexions pour trifouiller votre boîte de réception, les calendriers partagés peuvent vous aider à être plus rentable et vous permettre de rester concentré sur des questions plus importantes.

Ajuster facilement les tâches

Un autre avantage de l'utilisation d'un calendrier partagé est que vous pouvez adapter les tâches à l'ensemble de votre groupe. Vous pouvez voir le planning du groupe avec l'objectif d'avoir une meilleure idée des engagements et de l'accessibilité de chaque travailleur. Cela leur permet de concevoir de manière idéale leurs engagements et leurs dispositions. Vous pouvez même revenir aux horaires de groupe précédents pour décider comment votre groupe a investi son énergie, quels clients il a rencontrés et quelles courses il a effectuées. Vous pouvez utiliser ces données pour vous aider à planifier les tâches futures.

Accéder rapidement à des informations essentielles

Combien de fois avez-vous été informé si quelqu'un est en congé aujourd'hui ? Vous n'êtes probablement pas prêt à suivre l'emploi du temps de chaque collègue, à tel point qu'il vous reste à vérifier le nombre des ressources humaines disponibles de votre association - et cela peut être assez ahurissant. Disposer de calendriers individuels ne vous aidera pas du tout. Ainsi, vous ne verrez peut-être jamais comment l'absence d'un collègue peut influencer le travail à venir. Le calendrier partagé permet de tout planifier dans un seul endroit. Vous aurez la possibilité de repérer les conflits de plans à l'avance et de planifier votre travail de la même manière pour répartir les tâches en fonction des heures limites. Vous ne vous approcherez jamais d'une heure limite juste pour découvrir qu'un partenaire clé part quelques jours plus tôt en vacances en Grèce.

Concevoir des plans à court, moyen et long terme

Lorsque vous organisez vos tâches de groupe selon un calendrier, vous pensez probablement à un mois en avance. Pourtant, ici et là, il est utile de faire un zoom arrière pour voir le plan directeur. À différentes occasions, vous devriez vous concentrer sur une semaine ou même un jour isolé. Grâce aux quatre différentes vues de ce type de logiciel CRM (liste, semaine, mois et calendrier), vous pouvez suivre sans problème vos travaux de groupe à court, à moyen et à long terme. Le calendrier partagé permet de percevoir ce dont vous avez besoin et dissimule tout ce qui n'est pas essentiel.

Accompagner les nouvelles entreprises

Au cas où vous vous venez de créer une entreprise, vous connaissez certainement les périodes prolongées et les horaires chargés qui accompagnent le travail. Cela est encore plus vrai si l'on considère les réunions de groupe et les conseils d'administration qui font partie de la culture de la création d'entreprise. Dans cette optique, il n'est pas étonnant que les nouvelles entreprises s'emparent des calendriers partagés pour les aider à garder ces longues journées de travail coordonnées. Certaines ont même constaté que cela s'intègre parfaitement à leur culture de travail.

Avec un logiciel CRM comme le calendrier partagé, vous pouvez être sûr que vos travaux s'adapteront parfaitement à ceux des autres acteurs de votre entreprise. D'autant plus qu'un calendrier partagé se transformera en une aide fondamentale pour votre organisation. À ce titre, vous devez choisir le bon calendrier. Celui-ci doit évidemment prendre en compte des éléments tels que vos besoins particuliers, le nombre de personnes pouvant partager l'horaire et le coût. Google Calendar et Microsoft Outlook, sont tous deux des choix à l'épreuve du temps. En effet, ils font que le partage soit si naturel et si efficace qu'il faut imaginer qu'ils ont été conçus spécialement pour être partagés.

Par Bambo Diaby, Support Client
Publié le Vendredi 8 janvier 2021

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