Quels sont les différents types de factures ?

Jeudi 17 juin 2021 4 minutes

Vous devez facturer votre client mais vous hésitez quant au type de facture à effectuer ? Il existe une multitude de genre de factures aux particularités bien précises et qui s’utilisent dans des contextes bien définis. Découvrez dans cet article les différents modèles de factures qui existent en 2021 et dans quels cas spécifiques les utiliser.

Quels sont les différents types de factures ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document commercial, comptable et juridique qui atteste d’un achat ou d’une vente de biens ou de services. Une facture liste les biens vendus ou les prestations réalisées en précisant la nature, la quantité et les conditions d’achats et/ou de ventes. La facture présente ainsi différentes fonctions : elle concrétise une transaction financière, sert de justificatif comptable et de support à l’exercice des droits sur la TVA.

Pour qu’elle soit considérée en tant que telle, une facture doit toujours présenter le terme « facture ».

La facture est-elle obligatoire ?

La facturation est obligatoire dès lors qu’une transaction a lieu entre deux professionnels. Dans ce cas, la facture doit être émise en deux exemplaires.

En ce qui concerne les transactions entre professionnels et particuliers, l’émission d’une facture n’est obligatoire qu’à la demande du client, pour les ventes à distance ou pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA. Sinon, un ticket de caisse est en général donné à l’acheteur.

Pendant combien de temps faut-il garder les factures ?

Les délais de conservation des factures changent selon la règlementation. La règlementation peut être :

  • Commerciale : Dans ce cas, comme toutes pièces comptables, les factures doivent être conservées pendant 10 ans (article L. 123-22 al 2 du Code de commerce).
  • Economique : Un exemplaire doit alors être conservé pendant 3 ans au moins à partir du moment où a eu lieu la vente de biens ou la prestation de services (article R. 441-3 du Code de commerce).
  • Fiscale : Alors, le délai de conservation des factures est de 6 ans dès l’instant où elles ont été émises (article L. 102 B du Livre des procédures fiscales).

En pratique, il convient de conserver les factures pour une durée de 10 ans. Celles-ci peuvent être gardées au format papier ou électronique.

Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent apparaitre dans une facture ?

Pour qu’une facture soit valide, elle doit contenir toutes les mentions obligatoires. Vous devez donc veillez à bien respecter la réglementation, au risque sinon de vous faire lourdement sanctionner si votre facture présente un défaut comme un oubli ou une erreur.

Quelles sont les mentions qui doivent obligatoirement apparaitre dans une facture ?

Selon le statut juridique de votre entreprise, des mentions spécifiques liées à ce dernier seront à indiquer. Toutefois, il y a une base commune à respecter quel que soit le statut juridique et qui concernent :

  • Le numéro et la date d’émission de la facture
  • L’identité de l’émetteur de la facture
  • Les coordonnées du client
  • La désignation des produits ou services vendus
  • Le montant total à payer
  • Les modalités de paiement
  • Les pénalités de retard

Si vous souhaitez plus de détails en ce qui concerne les mentions obligatoires lors de l’élaboration d’une facture, vous pouvez également lire - "Nouvelles mentions obligatoires sur les factures en ligne : ce qu’il faut savoir"

Quels sont les différents types de factures ?

Il existe un bon nombre de modèles de facture qui s’utilisent dans des contextes particuliers. A titre d’exemple, si vous constatez une erreur sur une facture, vous ne pourrez pas la modifier mais devrez réaliser une facture d’avoir pour rééditer la dite-facture. Il est donc nécessaire de connaitre quels types de factures vous avez à votre disposition et quand les utiliser.

Quels sont les différents types de factures ?

La facture ordinaire

La facture ordinaire est tout simplement la facture que vous effectuez le plus souvent dès que vous réalisez une vente (d’un bien ou d’un service). Elle atteste de la créance du vendeur sur l’acheteur et contient des informations relatives aux quantités vendues, aux prix mais aussi aux conditions générales de ventes.

La facture d’acompte et de solde

Il est obligatoire d’éditer une facture d’acompte. Celle-ci intervient lorsqu’une partie du montant final est versé par votre client en amont de la livraison d’un bien ou de la réalisation d’une prestation.

Sur ce type de facture, certains éléments doivent impérativement apparaitre comme la date d’émission de l’acompte, les parties concernées et le délai de paiement. A l’inverse d’une facture ordinaire, la nature des produits et/ou services en question, les prix et les quantités ne doivent pas être mentionnés. Pour ne pas vous perdre dans votre gestion, vous pouvez également associé le devis à la facture. Vous pouvez même utiliser un logiciel de facturation qui s’en chargera automatiquement.

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Enfin, pensez que cet acompte doit apparaitre sur la facture finale lorsqu’elle sera émise. Vous pouvez également éditer une facture de solde, directement après le versement de l’acompte, ou à la fin de la prestation, qui correspond au reste à payer (montant du solde = montant total – montant de l’acompte).

La facture intermédiaire ou de situation

Une facture intermédiaire, également appelée facture de situation ou d’avancement est une facture qui permet d’étaler dans le temps les paiements liés à un chantier ou à un projet. Ce genre de facture est réalisé au fur et à mesure de l’avancement de la prestation ou des travaux. Cela vous permet de facturer petit à petit plutôt que de facturer la totalité à la fin du projet. La facture intermédiaire se calcule au pourcentage de travaux déjà réalisés par rapport à l’ouvrage total. Il n’y a pas d’obligations spécifiques à respecter pour établir ce genre de facture mais il est tout de même recommandé de rappeler en libellé de la facture l’objet de la prestation.

La facture rectificative ou d’annulation

Ce type de facture vous permet d’annuler ou de corriger une facture qui a déjà été émise et qui contient une erreur (problème de montant), qui fait suite à une demande de remboursement ou qui nécessite d’être annulée à cause d’un impayé. En effet, une facture ne peut pas être modifiée ni supprimée. La facture rectificative permet ainsi d’établir les corrections nécessaires. Pensez bien de mentionner sur la nouvelle facture les références de la facture annulée.

Si vous vous trouvez dans une des situations suivantes :

  • Votre client vous renvoie le ou les produit(s) que vous lui avez vendu
  • Vous avez un trop-perçu suite à une erreur sur la facture
  • Vous désirez accorder une remise ou un rabais en guise de geste commercial

Vous devrez alors émettre une facture d’avoir qui reconnait la dette due à votre client et permet de corriger les montants enregistrés dans votre comptabilité.

La facture de régularisation

Ce type de facture intervient surtout dans le domaine des fournisseurs d’électricité, d’eau ou de gaz. Elle permet de régulariser la situation de votre client en comparant ce qu’il a déjà payé (comme prestation estimée) avec ce que vous lui avez réellement fourni. Si votre client vous a trop versé, vous devrez alors effectuer un avoir. Le cas contraire, c’est votre client qui vous devra de l’argent et qui devra régler la différence.

La facture de clôture

La facture de clôture concerne également les fournisseurs d’électricité, d’eau ou de gaz. Elle met fin à une période de consommation et clôt un contrat entre un fournisseur ou prestataire et un client. Elle s’effectue donc lors de la résiliation d’un contrat. Si vous êtes dans ce cas, vous devez donc regarder quelle a été la consommation de votre client depuis sa dernière facture pour ensuite lui facturer la différence. Vous disposez de 6 semaines au maximum pour établir la facture et l’envoyer à votre client. Si vous vous trouvez dans le cas où vous devez le rembourser, vous avez jusqu’à 30 jours après la clôture.

La facture proforma

Une facture proforma est une facture provisoire qui prend la forme d’un devis. Elle est effectuée à la demande du client pour lui donner des indications sur le coût réel de ses achats et sur les conditions générales de vente. La facture proforma a donc une valeur informative, et peut s’avérer plutôt importante si votre client a notamment besoin de contracter un crédit en amont de l’achat. Mais gardez bien à l’esprit qu’elle n’a aucune valeur juridique ou comptable.

Une facture définitive pourra ensuite être établie si vous parvenez à un accord avec votre client.

Pour en savoir plus sur la facture pro forma - "Qu'est-ce que la facture pro forma ?"

Les factures émises par voie électronique

Les factures émises par voie électronique

Une facture électronique est établie, envoyée, reçue et archivée sous forme électronique. Cette dernière n’est valable que sous trois conditions :

  • L’émetteur est effectivement identifié
  • Le contenu est non modifiable
  • Le contenu soit lisible

Une facture électronique doit, comme une facture papier, comporter exactement toutes les mentions obligatoires.

Recourir à la facturation par voie électronique permet aux entreprises de réaliser des économies non négligeables. Selon une évaluation de l’Inspection Générale des Finances, le coût d’une facture électronique est estimé à moins d’un euro, contre un « ordre de grandeur supérieur à 10 euros » pour une facture papier.

Depuis 2020, toutes les entreprises ont l’obligation d’envoyer leurs factures par voie électronique à destination des marchés publics. Cette mesure s’inscrit dans le cadre de la Loi de Finances pour 2020. Le gouvernement a également annoncé que le recours à la facturation électronique entre professionnels sera rendu obligatoire d’ici 2025 et qu’une application progressive s’effectuera à partir de 2023. Cette mesure a notamment pour objectif de mieux lutter contre la fraude à la TVA.

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Est-ce nécessaire d’utiliser un logiciel de facturation ?

Une enquête menée par OpinionWay auprès de plus de 400 entreprises françaises entre mars et mai 2021 montre que quatre entreprises sur dix pensent ne pas pouvoir être prêtes à passer à l’émission de factures par voie électronique d’ici 2023.

Ce constat pousse alors à s’intéresser aux logiciels de facturation qui permettent de facilement se digitaliser et de gagner un temps considérable. En effet, ce genre de logiciels permet de gérer toutes les étapes de la conception à la publication d'une facture électronique, et assure la validité de celle-ci. Il est donc fortement recommandé de passer par de tels logiciels pour réaliser des factures adéquates et valables.

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Par Lucie Brunel, Responsable Marketing
Publié le Jeudi 17 juin 2021

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