Depuis plusieurs mois et l’apparition du COVID 19, les entreprises font faces a de nombreuses difficultés. Aujourd’hui, la situation sanitaire est toujours très complexe partout dans le monde et l’ensemble des agents économiques font face des défis auxquels il est difficile de faire face. Le covid jette un flou sur les perspective d’évolution de conjoncture économique et les entreprises doivent prendre des mesures efficaces pour pérenniser leur business.
Voici 7 conseils pour aider les entreprises à faire face à la Covid 19.
1. Assurer la sécurité sanitaire des employés et une bonne organisation du télétravail
Le ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion accompagne les entreprises à s’adapter à la crise à travers les recommandations et les mesures de prévention.
Les employés doivent adopter certains gestes pour se protéger et protéger leur entourage :
Se laver les mains régulièrement, utiliser des mouchoirs a usages unique, éternuer et tousser dans son coude, saluer sans se serrer la main, la distanciation physique ou encore le port du masque. L’application de ces gestes barrière est vitale pour les entreprises, qui doivent veiller drastiquement à la bonne misent place et au respect de ses règles sous peine de sanctions ou pire une contamination de ses salariés.
Quand cela est possible il est vivement recommandé aux entreprises de mettre en place le télétravail pour ses salariés. Le télétravail s'est aujourd'hui mis en place par de nombreuse entreprise et cette nouvelle façon de travailler ne va pas cesser de se développer même après la crise.
Pour mettre en place le télétravail, l’entreprise doit adapter son management et choisir les bons outils. Revoir l’organisation du travail est essentiel pour la mise en place du télétravail, les managers doivent faire confiance à leur salarié tout en définissant clairement leur mission et les objectifs à atteindre. Ainsi le salarié peut s’organiser et travailler en ayant une idée claire des attentes de son entreprise pendant cette période où elle travaille en autonomie.
De plus, différents outils s’avèreront d’une très grande aide pour les salariés en télétravail. Les différents outils collaboratifs tels que Zoom, Skype ou encore Google Meet permettront de de mettre en place des réunions régulièrement, de suivre l’avancement des projets…
L’utilisation d’un logiciel de gestion en ligne KPulse permettra d’améliorer l’efficacité des salariés. KPulse propose des fonctionnalités tels que :
- la gestion de la relation client avec son outil CRM
- La facturation
- la gestion de projets
- Gestion Electronique de Documents (GED)
2. Repenser la gouvernance de l'entreprise
Nul ne sait combien de temps cette situation inédite va durer. Alors, les entreprises devraient commencer à revoir leur système de gouvernance afin de s'adapter aux conditions actuelles. Ainsi, il faudra :
- Mettre en place un comité ou une équipe d'intervention Covid 19 avec les attributions suivantes : réaliser un suivi des employés (santé, bien-être), élaborer des tests de résistance financière de l'entreprise et des plans d'urgence, traitements au jour le jour des impératifs liés à la pandémie, etc.
- Mettre en place des systèmes de formation pour former le personnel afin de les aider à gérer le manque de collègues.
3. Renforcer la sécurité des données
Aujourd'hui, beaucoup de choses se font en ligne et par conséquent des données confidentielles circulent sur les différentes plateformes utilisées par les entreprises pour continuer de faire fonctionner leur business.
Il est donc capital de renforcer les systèmes de cybersécurité à tous les niveaux de l'entreprise afin de vous protéger ou de réduire fortement les risques de piratage. N'hésitez pas à mettre en place des politiques pour vous prémunir de ces attaques.
4. Préparer un plan de communication
La communication en temps de crise est très importante, et la situation actuelle le nécessite. Par conséquent, les entreprises doivent pouvoir communiquer avec leurs employés, leurs clients et leurs fournisseurs.
Préparez des messages clairs, précis et concis à l'intention de chacune de ces catégories de personnes. Faites une mise à jour régulière afin de les tenir informées des changements qui interviendront. Mettez sur place une cellule de communication de confiance qui vous permettra de garder un contact fiable avec ces différents partenaires.
Pour les clients, pensez à utiliser un outil CRM (Customer Relationship Management) ou Gestion de la Relation Client (GRC). Grâce à ce dernier, vous pourrez améliorer votre service à la clientèle. En même temps, ce logiciel vous permettra de réaliser plein d'autres choses comme (l'automatisation de vos campagnes marketing, la gestion de vos projets, l'augmentation de vos ventes, etc.).
5. Évaluer la capacité et les ressources de l'entreprise
Il est très important que vous sachiez ce qui est à votre disposition. Pensez donc à :
- Vous assurer que les liquidités sont suffisantes pour résister. En effet, les entreprises doivent pouvoir faire des scénarii, réaliser des modélisations de leurs données financières (coûts, flux de trésorerie, etc.), identifier des éléments susceptibles de nuire de façon considérable à la liquidité de l'entreprise. Pour chacun de ces éléments, il faudra mettre en place des mesures comme le désinvestissement, la réduction de coûts, etc
- Réduire vos dépenses d'exploitation récurrentes en réalisant un examen minutieux de ceux-ci. Cela vous permettra de suspendre à court terme les dépenses les moins importantes.
6. Compiler votre plan de trésorerie
Le fait de compiler votre plan de trésorerie en réalisant des regroupements vous aidera à déterminer exactement les fonds de roulement dont vous aurez besoin. Pour cela :
- Faites une liste des entrées de fonds
- Faites une liste pour les sorties de fonds
- Faites une analyse des prévisions de trésorerie
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7. Préparez-vous à la reprise
Le dernier conseil est lié à la reprise. La situation actuelle ne va pas perdurer indéfiniment. Vous devez donc être prêt pour la reprise effective de votre activité afin de ne pas vous laisser submerger. Planifiez aussi vos activités et votre flux de trésorerie pour cette phase. Votre capacité à gérer la reprise sera aussi déterminante pour votre entreprise.
En définitive, la crise de la Covid 19 a impacté de nombreux secteurs et les entreprises sont durement touchées. Cependant, quelques conseils simples comme la mise en place de règles de sécurité pour protéger vos employés et vos clients, la communication, la trésorerie sont autant de paramètres dont la résolution peut vous aider à faire face à la situation. Un logiciel CRM est par ailleurs un bon outil pour vous aider dans votre communication, car il permet de continuer gérer le service clientèle, ce qui est important par les temps actuels.