Les différentes réformes législatives qui ont eu lieu au cours de ces dernières années ont semé le doute chez de nombreux entrepreneurs et chefs d’entreprise concernant l’obligation d’avoir un logiciel de comptabilité.
En effet la loi a été modifiée en 2016 dans le but de renforcer efficacement la lutte contre la fraude à la TVA.
Les logiciels de comptabilité et de gestion sont devenus obligatoires mais la loi a été ensuite assouplie en 2018, son champ d’action est devenu beaucoup plus restreint ; contraignant uniquement les logiciels de caisse certifiés à cette obligation de logiciel de comptabilité. Dans cet article nous allons voir les différents éléments essentiels à prendre en compte.
Les entreprises contraintes d’utiliser un logiciel de facturation
Théoriquement, aucune entreprise n’est obligée d’avoir recours à un tel logiciel, la loi de finances de 2018 reste très clair sur le sujet. Elle impose uniquement l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié mais en aucun cas un logiciel de comptabilité.
Il est important de faire la distinction :
- Le logiciel de caisse certifié est dans l’obligation d’assurer la conservation des données tout en étant inaliénable pour lutter contre la fraude à la TVA.
- Aucun logiciel de comptabilité n’est obligatoire chez les entreprises quel que soit le statut de celle-ci.
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Pour cette année 2020, il n’y a pas de modification de la loi prévue, les législateurs n’ont en effet pas envisager de se pencher sur le sujet.
Avec l’explosion du nombre de micro-entreprises, la question se voulait très récurrente chez les auto entrepreneurs. Soucieux d’être conformes à la loi et d’avoir une comptabilité à jour, il est normal de s’attarder sur la question.
Même si le logiciel n’est pas obligatoire, ce n’est pas pour autant que la comptabilité ne doit pas être tenue, elle doit être au cœur de l’entreprise assurant non seulement la bonne relation client mais également la pérennité de celle-ci.
En excluant l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, l’utilisation de factures papier ou l’utilisation d’un traitement de texte sur un ordinateur reste une alternative parfaitement viable. Il ne faut bien évidemment pas oublier d’y insérer les différentes mentions légales pour que les documents soient conformes à la législation française.
Les avantages d’un logiciel de facturation
Tenir une comptabilité est essentielle et même obligatoire pour n’importe quelle entreprise. Certes, il n’est pas obligatoire d’utiliser un logiciel, mais vous devez absolument avoir un système de facturation comprenant les mentions légales sous peine de se voir exposer à diverses sanctions pénales et fiscales.
Lorsque l’on n’est pas comptable, centraliser toutes les informations clients en une seule base de données représente un avantage certain. C’est un gain de temps énorme tout en évitant de perdre du temps à chercher des informations pouvant être dispersées.
Grâce à un logiciel unique, tout l’historique client est à portée de main : les différents devis le concernant, les différentes factures ayant été établies à son nom mais également son profil commercial pouvant être réutilisé pour de futures relances. Tout cela est possible grâce à un logiciel de comptabilité mise à jour régulièrement.
Avec un logiciel, différents avantages sont mis en avant :
- Les erreurs sont révélées beaucoup plus facilement et sont drastiquement réduites, il y a une facilité dans la gestion du logiciel qui assure naturellement une prise en main intuitive.
- Le gain de temps, toutes les informations sont disponibles en un clic sans perdre de temps à effectuer un travail de recherche et de documentation. La centralisation des informations sur un seul logiciel assure une parfaite communication interne.
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Le logiciel est adapté en fonction des besoins et de la taille de l’entreprise, un auto entrepreneur n’aura pas les mêmes besoins qu’une PME de 50 salariés :
- L’auto entrepreneur trouvera bien évidemment son compte avec une gestion simplifiée en quelques clics, ne nécessitant aucune formation particulière.
- L’entreprise de taille plus importante y verra un autre avantage : une solution clarifiée pour que les commerciaux, le chef d’entreprise, et autres services, puissent accéder aux informations nécessaires et assurer ainsi un suivi et une prospection commerciale efficace.
Le fait d’avoir l’esprit tranquille est également un atout majeur, le logiciel établi automatiquement les différentes mentions administratives légales pour ne pas avoir l’esprit encombré.
Au final peut-on se passer d’un logiciel de comptabilité ?
D’un point de vue légal, oui. Mais si l’on doit raisonner d’un point de vue pratique, l’absence d’un logiciel de comptabilité est nuisible au développement d’une entreprise. Le gain de temps et l’efficacité du logiciel ont été prouvé systématiquement. L’objectif est que vous puissiez vous décharger un maximum des tâches administratives en vous concentrant sur votre cœur de métier. C’est dans ce sens que KPulse, une solution adaptée à chaque entreprise, répond aux attentes des entreprises, peu importe leur taille et leur domaine d’activité.