Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet !

Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet !

Vendredi 13 décembre 2019 4 minutes

La gestion d'un projet d'entreprise, qu'elle soit simple ou complexe, exige une méthodologie précise. En effet, le responsable du projet doit veiller à ce que toutes les conditions de réussite soient réunies pour atteindre ses objectifs. Mais quelles sont ces conditions de réussite, et comment les réunir pour mener à bien vos projets ? Voici une méthodologie en 6 étapes pour bien gérer un projet.

Étape n° 1 : la définition des objectifs du projet

Les objectifs constituent le point de départ de n'importe quel projet d'entreprise. Qu'ils soient commerciaux ou marketing, qu'ils portent sur l'innovation ou la relation client, ces points de repère doivent conditionner l'ensemble des éléments du projet : les ressources, les parties prenantes, les tâches à réaliser ou encore les outils à mobiliser. Il est donc essentiel de définir les objectifs de votre projet avant de passer aux étapes suivantes. Vous devrez notamment veiller à la clarté de vos objectifs, qui devront pouvoir être compris par tous les collaborateurs concernés. Ils devront également être réalistes et mesurables, pour que vous puissiez assurer le suivi et réaliser le bilan final de votre projet.

Étape n° 2 : l'identification des tâches

Une fois les grandes lignes de votre projet définies, c'est sur les tâches à réaliser que vous devrez vous pencher. Quelles sont les actions qui vous permettront d'atteindre les objectifs préalablement identifiés ? Quels sont les résultats à atteindre, à chaque étape du projet, pour assurer son bon déroulement et les résultats espérés ? Listez l'ensemble des tâches qui constitueront votre projet. Pour chacune des tâches identifiées, n'hésitez pas à préciser sa nature, d'éventuelles ressources à mobiliser ou encore les collaborateurs à impliquer. Même s'il ne s'agit que d'une phase préparatoire, ces informations pourront vous aider à vous organiser par la suite. L'objectif de cette étape est simple : il s'agit d'anticiper tous les aspects de votre projet avant de commencer à l'organiser.

L'identification des tâches

Étape n° 3 : l'organisation des tâches et des ressources

Lorsque vous disposerez de la liste complète des tâches à réaliser, vous pourrez passer à la gestion de projet à proprement parler. Il s'agira alors d'organiser les tâches identifiées, de la façon la plus logique et efficace qui soit. On parle également d'ordonnancement : pour assurer le bon déroulement de votre projet, ses différentes étapes doivent se succéder selon un enchaînement logique. Certaines tâches nécessitent la réalisation d'autres tâches pour être menées à bien : dans ce cas de figure, il vous faudra vous assurer qu'elles s'enchaînent dans le bon ordre. Cette étape peut paraître simple au premier abord, mais ne vous fiez pas à son apparente facilité : elle conditionnera les performances de tous les acteurs mobilisés. Par ailleurs, vous devrez également répartir les ressources (humaines, financières) aux différentes tâches du projet. Identifiez les collaborateurs nécessaires à sa réussite, mais aussi leur degré d'implication en amont. Pensez enfin à définir le budget prévisionnel de votre projet pour bien le répartir.

Étape n° 4 : l'évaluation des risques et des contraintes

Tout projet comporte des risques, et tout manager de projet doit composer avec des contraintes. Ces contraintes peuvent être liées au temps (respect des délais), mais aussi à l'argent (budget prévisionnel) et aux ressources humaines (disponibilité des collaborateurs, intervention de collaborateurs externes). Or, ces risques et ces contraintes doivent faire l'objet d'une évaluation réaliste en amont pour ne pas devenir des obstacles insurmontables au fil du temps. Vous devez donc, pour chaque tâche planifiée, évaluer la part de risque et, quand c'est possible, identifier des solutions potentielles. Vous devez également, pour chacune de ces tâches, définir les contraintes associées. Formalisez les délais à respecter par les équipes et les différents collaborateurs, mais aussi les budgets. Identifiez les consultants et les collaborateurs externes auxquels vous devrez faire appel pour conduire votre projet. Veillez enfin à communiquer ces informations cruciales aux parties prenantes.

Étape n° 5 : le choix des bons outils de gestion de projet

Le management de projet ne s'improvise pas et peut s'avérer particulièrement complexe. Un gestionnaire de projet doit en effet synchroniser les ressources humaines et financières de l'entreprise, mais aussi assurer la conduite et le suivi du projet, la communication entre les collaborateurs et les négociations avec les différentes parties prenantes. Il doit donc se reposer sur des outils fiables et adaptés à l'activité de l'entreprise pour s'organiser. Des solutions intégrées de facturation, CRM et ERP, comme KPulse, pourront notamment l'aider à automatiser un certain nombre de tâches. Vous devrez toutefois choisir vos outils de gestion avec le plus grand soin, en veillant à ce qu'ils répondent aux besoins réels de votre organisation.

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Étape n° 6 : la planification du suivi du projet

Quelle que soit la nature de votre projet d'entreprise, vous devrez assurer son suivi pour plusieurs raisons différentes. En premier lieu, la restitution du déroulement du projet vous permettra de faire le point sur les axes d'amélioration potentiels, mais aussi sur les points forts de votre équipe. Valorisant, cet exercice vous aidera en outre à optimiser vos techniques de management de projet. En second lieu, le suivi et l'évaluation de votre projet vous permettra de chiffrer précisément les performances de vos équipes, et de vous assurer de l'atteinte des objectifs. Toutefois, ce suivi ne doit pas s'improviser une fois que le projet est mené à bien. Vous devez le planifier en amont, en définissant des indicateurs-clés de performance (ou KPI, pour key performance indicator) et en les mesurant régulièrement.

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Le management de projet est un art complexe, qui nécessite une méthodologie rigoureuse et des outils adaptés. Respectez ces 6 étapes fondamentales pour réussir vos prochains projets d'entreprise !

Par Lola Dubois, Responsable Marketing
Publié le Vendredi 13 décembre 2019

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