Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet !

Vendredi 13 décembre 2019 4 minutes

De nos jours, la gestion de projet, qu'elle soit simple ou complexe, se montre de plus en plus indispensable pour assurer avec succès le bon développement d’un travail. En effet, le responsable du projet doit s’assurer que tout soit réuni pour atteindre les objectifs en temps et en heure. Cependant, il peut vite ressentir une pression importante sur ses épaules et hésiter quant à la manière dont il va organiser le projet dont il est à la charge. C’est pourquoi il doit suivre une méthodologie précise et rigoureuse pour structurer au mieux son projet et le mener à bien. Quelles sont donc les conditions de réussite, et comment les réunir pour accomplir l’ensemble de vos projets ?

Nous vous proposons dans cet article une méthodologie structurée en 6 étapes clés qui vous permettra de gérer vos projets plus efficacement et en toute sérénité.

Étape n° 1 : la définition des objectifs du projet

Les objectifs constituent le point de départ et la structure de n'importe quel projet d'entreprise. Qu'ils soient commerciaux ou marketing, qu'ils portent sur l'innovation ou la relation client, ces points de repère doivent conditionner l'ensemble des éléments du projet : les ressources, les parties prenantes, les tâches à réaliser ou encore les outils à mobiliser. Ils permettent de déterminer pratiquement ce vers quoi un projet doit aboutir et les résultats associés. Il est donc essentiel de définir correctement l’ensemble des objectifs de votre projet avant de passer aux étapes suivantes.

definir les objectifs

Pour définir clairement vos objectifs, plusieurs méthodes sont à votre disposition. La plus connue est la méthode SMART. La méthode SMART vous informe qu’un objectif doit être :

  • Spécifique : l’objectif que vous allez définir doit être simple, explicite, clair et précis. Le but est qu’il puisse être compris par tous les collaborateurs impliqués dans le projet. Si cette tâche s’avère difficile pour vous, il se peut alors que votre objectif soit trop large. Dans ce cas, fragmentez-le en plusieurs petits sous-objectifs.
  • Mesurable : vous devez veiller à ce que votre objectif soit mesurable. Vous pouvez mesurer l’atteinte d’un objectif par une valeur qu’il doit prendre ou un seuil à atteindre. Cela vous permettra d’assurer efficacement le suivi de votre projet et de garder vos équipes motivées. Vous pourrez ensuite correctement analyser vos résultats. Pour ce faire, vous pourrez notamment vous munir d’outils qui vous permettront de réaliser facilement le bilan final de votre projet.
  • Acceptable : l’objectif que vous allez mettre en place doit rester faisable, sinon vous risquez de rapidement décourager vos équipes qui risque d’être surmenées. Vous pouvez être certes ambitieux, en mettant en place un certain challenge qui motivera vos équipes, mais cela doit rester mesuré.
  • Réaliste : par réaliste, il est entendu que votre objectif doit rester atteignable. Si les objectifs fixés sont trop hauts voire inaccessibles, personne de votre équipe n’aura envie de s’y engager. Comment alors savoir si votre objectif est réaliste ? Vous pouvez en premier lieu vous fier à vos expériences passées pour juger ce qui est réaliste de ce qui ne l’est pas. Vous devez aussi définir votre objectif en composant avec les ressources que vous avez décidées d’allouer à votre projet. De manière générale, il s’agit de rester raisonné et raisonnable. Par exemple, si vous avez noté que vos ventes croient en moyenne de 4% chaque année, chercher à atteindre une augmentation de 70% pour l’année à venir est complètement irréaliste.
  • Temporellement fini : il est important que vous définissiez une limite de temps au bout de laquelle vous devez théoriquement avoir atteint votre objectif. En fixant une durée limite, vous garderez vos équipes motivées et votre projet ne trainera pas dans le temps et ne sera pas délaissé ni abandonné.

Étape n° 2 : l'identification des tâches

Une fois tous les objectifs de votre projet définis, vous devez vous pencher sur les tâches à réaliser. Quelles sont les alors les actions qui vous permettront d'atteindre les objectifs préalablement identifiés ? Découpez d’abord votre projet en plusieurs étapes, chacune d’entre elles étant associées à un résultat concret à atteindre. Ensuite, pour chaque étape de votre projet, listez l'ensemble des tâches qui la constituera. A chaque tâche que vous identifiez, n'hésitez pas à préciser sa nature, d'éventuelles ressources à mobiliser ou encore les collaborateurs à rassembler. Même s'il ne s'agit que d'une phase préparatoire, ce travail pourra vous aider à vous organiser par la suite. L'objectif ici est simple : il s'agit d'anticiper et d’identifier tous les aspects de votre projet avant de commencer à l'organiser.

Étape n° 3 : l'organisation des tâches et des ressources

Lorsque vous disposez de la liste complète des tâches à réaliser, vous pouvez passer à la gestion de projet à proprement parler. Cette étape consiste à organiser les tâches identifiées de la façon la plus logique et efficace qui soit. On parle également d'ordonnancement : pour assurer le bon déroulement de votre projet, les différentes tâches doivent se succéder selon un enchaînement logique. Par exemple, certaines tâches nécessitent la réalisation en amont d'autres tâches pour qu’elles soient menées à bien. Dans ce cas, il faudra vous assurer qu'elles s'enchaînent dans le bon ordre. Cette étape peut paraître simple au premier abord, mais elle ne l’est pas toujours et demande de réaliser un travail rigoureux d’organisation. Cette étape est également cruciale dans le sens qu’elle conditionne les performances de tous les acteurs mobilisés. Par ailleurs, vous devez également penser à répartir les ressources (humaines, financières, etc.) aux différentes tâches du projet. Cela nécessite que vous ayez en amont bien défini le budget prévisionnel de votre projet pour ensuite le répartir convenablement. Pensez également à identifier les collaborateurs nécessaires à chaque tâches ou étapes du projet, leur degré d'implication et ce qu’ils feront concrètement. A ce stade-là, vous êtes normalement capables de réaliser un calendrier précis des différentes tâches à réaliser, à quel moment (date de début et de fin) et par qui.

organisation des tâches

Étape n° 4 : l'évaluation des risques et des contraintes

Tout projet comporte des risques ou des contraintes, et tout manager de projet doit composer avec. Ces risques et contraintes peuvent être liées au temps (respect des délais), mais aussi à l'argent (budget prévisionnel) et aux ressources humaines (disponibilité des collaborateurs, intervention de collaborateurs externes). Pour gérer les risques ou tout type d’imprévus, vous devez veiller à faire une évaluation réaliste des risques afin qu’ils ne deviennent pas des obstacles insurmontables au fil du temps. Vous devez donc, pour chaque tâche planifiée, évaluer la part de risque et les contraintes associées et, quand c'est possible, identifier des solutions potentielles pour surmonter ces probables difficultés. Vous pouvez aussi identifier des consultants et des collaborateurs externes auprès desquels vous pourriez être amenés à contacter pour conduire votre projet si celui-ci connait des difficultés. Pensez bien à communiquer toutes les informations nécessaires au sein de votre équipe et auprès des parties prenantes externes.

evaluation des risques

Étape n° 5 : le choix des bons outils de gestion de projet

Le management de projet ne s'improvise pas et peut s'avérer particulièrement complexe. Un gestionnaire de projet doit en effet synchroniser les ressources humaines et financières de l'entreprise, mais aussi assurer la conduite et le suivi du projet, la communication entre les collaborateurs et les négociations avec les différentes parties prenantes. Il doit également veiller à ce que les membres de l’équipe restent concentrés sur leurs tâches et que l’avancement du projet soit en adéquation avec le plan prédéfini. Ainsi, tout au long du projet, pensez à organiser des réunions régulières afin de vous assurer que les bonnes tâches sont en cours de réalisation et que les délais sont respectés. Faites également attention à la « dérive des objectifs » : en tant que manager, faites en sorte que vos exigences liées au projet ne croient pas de manière incontrôlables et soient effectivement présentes dans la planification initiale du projet et assurez-vous aussi qu’une bonne communication interne réside.

outils de gestion

Pour ne pas perdre du temps dans une multitude de réunions qui permettent de faire le point sur l’évolution du projet, vous pouvez, en tant que chef de projet, vous reposer sur des outils fiables et adaptés à l'activité de l'entreprise pour vous organiser et permettre à vos équipes d’être plus efficaces. Des solutions intégrées de facturation, CRM et ERP, comme KPulse, pourront notamment vous aider à automatiser un certain nombre de tâches. Vous devrez toutefois choisir vos outils de gestion avec le plus grand soin, en veillant à ce qu'ils répondent aux besoins réels de votre organisation.

Étape n° 6 : la planification du suivi du projet

Quelle que soit la nature de votre projet d'entreprise, vous devez assurer son suivi pour plusieurs raisons. En premier lieu, la restitution du déroulement du projet vous permettra de faire le point sur les axes d'amélioration potentiels pour de futurs projets, mais aussi sur les points forts de votre équipe. Cet exercice vous aidera en outre à optimiser vos techniques de management de projet et par la suite, à mener des projets plus efficacement. En second lieu, le suivi et l'évaluation de votre projet vous permettra de chiffrer précisément les performances de vos équipes, et de vous assurer de l'atteinte des objectifs. Toutefois, ce suivi ne doit pas s'improviser une fois que le projet est en cours. Vous devez le planifier en amont, en définissant des indicateurs-clés de performance (ou KPI, pour Key Performance Indicator) et en les mesurant régulièrement.

suivi de projet

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Comme vous avez pu le constater tout au long de cet article, le management de projet est un art complexe, qui nécessite une méthodologie rigoureuse et des outils adaptés. Si vous respectez ces 6 étapes fondamentales, vous réussirez tous vos prochains projets d'entreprise !

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Par Magalie Deschepper, Présidente de KPulse
Publié le Vendredi 13 décembre 2019

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