Limiter les impayés grâce à une relance réussie : le recouvrement

Limiter les impayés grâce à une relance réussie : le recouvrement

Vendredi 7 août 2020 4 minutes

Le recouvrement représente une opération fastidieuse pour de très nombreuses entreprises, nuisant à sa croissance. Nécessaire mais chronophage, le recouvrement peut être envisagé différemment en adoptant dès le départ une stratégie différente et en utilisant des outils adaptés.

La préparation d’un dossier de recouvrement

Opération indispensable dès le départ, il est nécessaire de se constituer un dossier à travers la mise en place du KYC. Ce sont des démarches de vérification indispensable vis-à-vis de l’entreprise cliente pour connaître plus précisément sa solvabilité, sa présentation générale et sa situation économique (pour éviter les opérations frauduleuses).

En utilisant des outils très simples, vous obtenez des informations vitales confirmant la bonne santé ou non de l’entreprise cliente. Plus vous aurez d’informations à votre disposition, plus vous êtes certain de partir sur une base commerciale solide.

La deuxième étape repose sur un travail de sécurisation du contrat. Vous devez en effet être en mesure d’apporter les preuves que la marchandise a été livrée ou que vous avez pu exécuter la prestation. Pour apporter ces éléments de réponse à votre dossier, vous pouvez joindre différents documents et e-mails issus directement d’un logiciel de facturation. La signature électronique sur les documents ainsi que les différentes actions de livraison de votre part sont des preuves supplémentaires pour monter votre dossier.

La préparation d’un dossier de recouvrement

Créé par katemangostar

S’orienter vers des relances à l’amiable en utilisant l’e-mail

La relance à l’amiable est un point de départ nécessaire dans une stratégie de recouvrement. Il est inutile d’attendre l’échéance du contrat pour commencer ce travail.

Il est nécessaire d’entamer cette démarche avec un langage souple, sans entrer directement dans un dialogue agressif. Une fois la date d’échéance tombée, continuez vos relances mais cette fois-ci en employant un langage beaucoup moins conciliant.

Le juste équilibre se situe entre un discours commercial et ferme. Néanmoins ces différentes relances doivent pouvoir être enregistrées à travers un tracking logiciel.

Le courrier simple pour envoyer des relances à l’amiable

Si malgré vos différentes approches vous n’obtenez pas gain de cause, vous allez devoir passer à l’étape supérieure, consistant à envoyer différentes relances par courrier postal. On peut parler de phase de contentieux que vous pouvez directement piloter via un logiciel de facturation comme celui proposé par KPulse. Toutes les informations administratives sont directement regroupées pour vous faciliter la démarche. De plus, il vous suffit simplement de quelque clic pour éditer le document approprié en l’associant avec des données probantes pour une efficacité évidente.

Étant donné que vous êtes passé dans un processus supérieur, votre client devrait a priori vous donner des nouvelles pour que vous puissiez échanger avec son service comptable.

Le courrier recommandé pour une mise en demeure

Bien que vous ayez respecté scrupuleusement les différentes étapes précédentes, il se peut que votre client ne donne pas signe de vie. Plus le temps passe, plus le retard devient important et vous devez absolument formaliser le recouvrement. Pour ce faire, il est nécessaire d’effectuer une mise en demeure formelle, en utilisant le format de la lettre recommandée c’est-à-dire la LRAR.

La version traditionnelle consiste à une action manuelle de votre part pour écrire et imprimer la mise en demeure puis de la porter jusqu’au bureau de poste le plus proche de votre entreprise pour pouvoir obtenir l’accusé de réception.

Mais de nos jours, il existe d’autres solutions tout aussi efficaces et beaucoup plus rapides, en utilisant tout simplement la mise en demeure via Internet. Grâce à un logiciel adapté, vous allez pouvoir directement envoyer le document à l’entreprise cliente tout en ayant à votre disposition la preuve de dépôt qui a exactement la même valeur qu’un accusé de réception que vous aurez obtenue via la poste.

Les actions légales à votre disposition en cas de contentieux

Si votre client n’est toujours pas décidé à entrer en contact ou refuse tout simplement de payer, la loi vous propose plusieurs solutions afin de vous lancer dans différentes actions de recouvrement.

Afin de choisir la solution la plus appropriée, il est important de définir le montant du préjudice ainsi que de définir la nature du client. Une fois ces différentes options envisagées, vous allez pouvoir vous tourner vers la solution la plus avantageuse.

La première solution consiste tout simplement à se tourner vers le tribunal de grande instance afin de plaider votre cause auprès du juge de proximité. Celui-ci est en mesure de délivrer une injonction de paiement qui fera office d’un titre exécutoire auprès de votre client refusant de payer.

KPulse la meilleure solution de gestion du marché

Mais ce n’est pas la seule solution que vous pouvez envisager, vous pouvez également vous tourner vers un professionnel du recouvrement qui va s’occuper d’effectuer toutes les démarches et toutes les actions nécessaires. Cela vous évite de perdre du temps dans certaines procédures administratives que vous ne maîtrisez pas.

Peu importe la solution que vous envisagez dans le cadre d’un recouvrement, il est important de respecter scrupuleusement les différentes étapes décrites précédemment et surtout de vous constituer un dossier de très grande qualité. Plus vous accumulez de preuve, plus vous aurez de facilité à être payé. Si le mauvais payeur est solvable, vous allez non seulement recevoir la somme due, ainsi que le remboursement des différents frais que vous avez dû avancer dans le cadre d’un recouvrement.

C’est pour ces différentes raisons qu’il vaut mieux s’équiper d’un logiciel de GED performant, permettant la gestion d’entreprise sous ses différents aspects et pour monter un dossier plus facilement.

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Par Lola Dubois, Responsable Marketing
Publié le Vendredi 7 août 2020

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