Qu'est-ce que la facture pro forma ?

Qu'est-ce que la facture pro forma ?

Mercredi 4 septembre 2019 4 minutes

Les factures pro forma facilitent énormément les relations BtoB, car elles garantissent à un fournisseur d’être payé suite à des approvisionnements de marchandises auprès de ses clients. De plus, elles sont souvent réclamées par les acquéreurs d’un bien ou d’un service souhaitant obtenir une autorisation ou un crédit. En les utilisant conjointement avec une solution informatique de facturation, elles simplifient de manière significative la gestion dentreprise.

Définition et les caractéristiques d’une facture pro forma

Une facture pro forma est un document commercial, très proche d’un devis officiel, mais qui n’est pas enregistré dans la comptabilité. Il faut savoir que l’expression « pro forma » veut dire « pour la forme ». Ainsi, une facture pro forma permet d’évaluer avec précision le montant qui sera facturé au client tout en mentionnant les termes de la commande. Elle est notamment nécessaire dans le cadre de démarches administratives inhérentes au commerce à l’international, comme l’importation et l’exportation de biens et permet de délivrer une autorisation douanière. De plus, même si la facture pro forma n’a pas de valeur comptable, elle donne néanmoins la possibilité de facturer les clients à risques avant l’expédition de la marchandise.

Quels sont les éléments à indiquer sur une facture pro forma ?

En sa qualité de document commercial, une facture pro forma se doit de contenir :

  • la mention « pro forma »
  • l’identification de votre entreprise (la raison sociale, l’adresse physique du siège social, le capital, etc.),
  • la date d’édition de la facture,
  • le contenu de la commande,
  • les références de la commande,
  • le mode et les délais de livraison,
  • les modalités de paiement,
  • les conditions tarifaires (le prix unitaire hors taxes, les frais de port et d’emballage, etc.),
  • la durée de validité de l’offre,
  • la présence éventuelle d’une exonération de TVA,
  • les mentions particulières.

À quoi sert une facture pro forma ?

Une facture pro forma est un document qui doit être édité avant une transaction financière et qui définit clairement les conditions d’achat ou de vente. On l’utilise également dans le cadre de transactions à l’import et à l’export, que ce soit pour l’obtention d’une autorisation douanière ou pour une demande de prêt effectuée auprès d’un organisme financier. De ce fait, ce type de facture est principalement conçu pour des activités de ventes et de prestations, le devis officiel étant, quant à lui, plutôt utilisé dans le domaine du bâtiment et des travaux publics. En outre, une facture pro forma présente l’avantage de pouvoir se faire régler la marchandise ou la prestation avant l’édition de la facture définitive. En l’utilisant conjointement avec un programme informatique de facturation, elle évite très souvent les problèmes de recouvrement des créances.

Qu’est ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est une solution informatique qui donne la possibilité à une société de gérer la totalité ou bien une partie de sa comptabilité. Il facilite grandement la gestion dentreprise, car il permet, entre autres, d’éditer des factures de ventes, des devis et des factures pro forma. C’est un outil commercial de gestion qui n’est pas obligatoire mais qui simplifie énormément le paiement de vos factures. En effet, lorsque le volume de factures devient important, se servir de tableurs et de documents papiers pour gérer sa facturation peut rapidement devenir problématique.

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Les différentes fonctionnalités d’un logiciel de facturation

Comme son nom l’indique, la première fonction d’un programme informatique de facturation est de permettre à une société d’éditer des factures en bonne et due forme et de les faire parvenir à ses clients. Cependant, se servir d’une solution informatique de facturation permet également d’archiver et d’intégrer très facilement les factures au sein du système comptable. Il est aussi possible de rentrer un grand nombre d’informations clients directement dans la base de données, ce qui confère l’avantage d’éditer des factures très rapidement sans risquer de commettre des erreurs. La plupart du temps les solutions informatique de facturation comprennent des fonctionnalités de base telles que :

  • l’édition et la gestion des factures pro forma et des devis,
  • le suivi des factures,
  • l’intégration des factures dans le système comptable,
  • le suivi de l’évolution des transactions grâce à la création de tableaux de bord simplifiés.

Les factures pro forma sont un élément essentiel de tout bon processus de vente, car elle sont les garantes des bonnes relations entre un fournisseur et ses clients. En effet, ces documents commerciaux permettent à un acheteur d’évaluer précisément le montant des marchandises ou des services qu'il souhaite acquérir, tout en étant aisément modifiables et ce, à n’importe quel moment. Aussi, se servir d’un programme informatique pour éditer ses factures pro forma permet de gagner beaucoup de temps, tout en excluant le risque d'erreur.

Par Magalie Deschepper, Présidente de KPulse
Publié le Mercredi 4 septembre 2019

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