La facturation est une formalité importante dans le cadre de la vente d'un produit ou d'un service. Avec l'arrivée de l'e-commerce, la facturation en ligne est devenue de plus en plus courante. De plus, la législation est stricte à ce sujet. Plusieurs règles sont à respecter, que ce soit concernant leur édition ou leur envoi. La facturation est également essentielle dans la mesure où elle offre une trace écrite de l'ensemble des transactions effectuées. Mais plusieurs points tendent à être assez flous concernant la facturation en ligne. Dans cet article, nous vous proposons de refaire un petit tour du sujet et vous éclaircir sur toutes vos questions qui sont peut-être restées sans réponses.
La facture, ses caractéristiques
Une brève définition
La facture est un justificatif non seulement comptable et commercial, mais aussi légal. Il contient les informations sur les conditions d'achat et de vente d'un produit ou d'un service. Il valide donc une transaction entre un vendeur et un acheteur. Qu'elle soit en format papier ou électronique, celle-ci doit respecter les règles suivantes, concernant une transaction réalisée sur le territoire français : elle doit être rédigée en français, en deux exemplaires, avec dessus toutes les mentions obligatoires. Avec la dématérialisation des factures, ces normes sont toujours en vigueur. La facturation électronique est d'ailleurs devenue obligatoire pour différentes sortes d'entités, telles les entreprises, les ETI et les PME. Ce document doit être gardé pour au moins 10 ans par chaque partie.
Les nouvelles mentions obligatoires
Comme écrit plus tôt, une facture doit comporter des mentions obligatoires. Nous verrons ici l'ensemble de ces dernières :
- Le numéro propre à la facture : numéro basé sur une séquence chronologique.
- Les renseignements sur le vendeur : sa forme juridique, son capital social, sa dénomination, son numéro SIREN, son adresse…
- Les renseignements sur l'acheteur : les mêmes que vous le vendeur si c'est une entreprise, ou si c'est un particulier, le nom, l'adresse de facturation…
- Les dates : la date où la facture a été émise, c'est-à-dire le moment où elle a été établie par le service concerné et la date de la vente, c'est-à-dire le moment où la transaction entre les deux parties a été réellement effectuée.
- Le numéro individuel permettant l’identification sur la TVA des deux parties.
- La désignation et les différents détails concernant le produit ou le service (la quantité par exemple)
- Le prix unitaire des produits ou services vendus, le montant total hors TVA, la répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due.
- Les majorations de prix et les réductions, s’il y en a.
- La somme totale redevable par l’acheteur.
- Les clauses de paiement, les délais, les conditions d’escompte si le paiement a lieu avant la date spécifiée dans les conditions générales de vente, les pénalités en cas de non-respect de ces délais et le montant de l’indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement s’il y a retard de paiement.
Les facturations en ligne, comment ça marche ?
La création d'une facture en ligne et les nouvelles obligations
Comme évoqué précédemment, une facture en ligne doit comporter toutes les mentions présentes dans une facture non dématérialisée. Pour en créer une, il suffit d'un ordinateur. Ainsi, à partir d'un gabarit type, il est possible d'en éditer, et avec un peu d'organisation, gérer l'ensemble de vos facturations. Cette solution n'est pas réellement viable sur le long terme, surtout si l'entreprise commence à grandir et que les factures se multiplient. En effet, il risque d'être difficile de suivre l'ensemble de l'avancement de vos facturations à partir d'un simple tableur, à moins d'être vraiment très bien organisé.
De plus, concernant les entreprises, les lois en vigueur les obligent à être équipées d'un logiciel certifié et sécurisé, et ce depuis le 1er janvier 2018. Ces logiciels doivent être inaltérables et fiables, avec principalement une bonne capacité d'archivage. Cela est en grande partie dû au fait que le gouvernement souhaite mette un terme à la fraude sur la TVA. Les auto-entrepreneurs ne sont pour l'instant pas concernés par ces décisions, mais il est préférable de se tenir au courant de l'évolution du cadre législatif sur les facturations pour éviter certaines sanctions. Celles-ci sont d'ailleurs très sévères, car il est prévu qu'en cas de non-respect de cette loi, l'entreprise en faute sera obligée de payer 7500 euros d'amendes et de les régulariser dans les 60 jours.
C'est pour cela qu'il est préférable, pour une plus grande facilité d'édition, d'émission et de gestion de factures, d'opter pour un outil spécialisé dans la facturation.
Comment fonctionne un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation permet d'enlever l'aspect chronophage de cette tâche et une meilleure gestion de leur avancement. Il permet également à l'entreprise de se protéger sur le plan juridique. Parmi les avantages de ce type de logiciel, il y a la possibilité de créer différents types de documents (devis, contrats…), très facilement et avec toutes les mentions obligatoires. Le tout se fait en principe automatiquement et les données entrées et recueillies peuvent être ensuite utilisées ultérieurement, pour un meilleur suivi. Cela facilite également l'accès des acheteurs aux différents documents, de manière sécurisée. Il permet également la signature électronique, pour qu'aucune partie n'ait à réaliser d'envoi de courrier pour une signature, ce qui représente un gain de temps important.
En conclusion
La facturation en ligne s'impose petit à petit comme norme auprès des différentes entreprises. La législation devient d'ailleurs de plus en plus sévère concernant les règles applicables à l'édition et l'émission de facture. Si bien que désormais, toutes les grandes entreprises sont obligées d'utiliser un logiciel de facturation pour pouvoir émettre une facture, mais aussi pour se mettre à jour automatiquement par rapport aux nouvelles règles qui apparaissent au fil des ans.