Avec l’économie d’usage qui évolue, la facturation récurrente devient pratique courante au sein des entreprises. Aujourd’hui, les clients achètent de plus en plus l’utilisation d’un produit et non plus le produit lui-même. Ainsi, les consommateurs souscrivent de plus en plus à des abonnements. Les entreprises facturent alors à leur client le même montant périodiquement. C’est ce qu’on appelle des factures récurrentes.
Mais comment faire ses factures récurrentes en toute conformité ? Comment optimiser la gestion des abonnements et des factures récurrentes ? Et pourquoi préférer un logiciel de facturation pour gérer les abonnements et les factures récurrentes ? On vous dit tout dans cet article.
Qu’est-ce que la facturation récurrente ?
On parle de facturation récurrente lorsqu’on facture les mêmes produits ou services au même client à intervalles réguliers. Ainsi, toutes les semaines ou tous les mois par exemple, l’entreprise envoie la même facture au même client.
La facture récurrente ne présente aucun changement. Elle est composée du même montant, il y a uniquement la date qui change et le numéro de facture.
En termes de périodicité d’envoi de la facture, il n’y a pas de règles. Une facture récurrente peut être envoyée toutes les semaines, toutes les deux semaines, tous les mois, tous les trimestres ou encore tous les ans. Tout dépend du type d’abonnements ou de contrats que vous avez conclus avec votre client.
Quand envoyer des factures récurrentes ?
Une entreprise va recourir à la facturation récurrente lorsqu’elle vend à ses clients les mêmes biens ou prestations à intervalles réguliers. Par exemple, il peut s’agir de :
- Contrats de locations (locations de matériels ou de véhicules)
- Abonnements (presse et journal, salle de sport, compagnie d’assurance, compagnie d’électricité, etc.)
- Contrats mensuels (contrat de prestation de service de nettoyage, contrat d’entretien d’un local ou de matériels, etc.)
- Services de maintenance (maintenance informatique, maintenance de site web, etc.)
- Adhésions (versement de cotisations à des associations)
En gros, une entreprise met en place la facturation récurrente lorsque ses clients ont régulièrement besoin des mêmes produits et/ou services.
Comment faire une facture récurrente ?
Une facture récurrente doit contenir les mêmes mentions légales qu’une facture classique.
Pour mettre en place la facturation récurrente, il vous faut créer une première facture. Puis, vous n’avez plus qu’à la dupliquer en veillant à chaque fois à changer la date de la facture ainsi que le numéro de facture.
Vous devez ensuite mettre en place un suivi rigoureux de vos factures récurrentes afin de ne pas oublier par exemple d’envoyer une facture à un client. Vous pouvez suivre l’état de vos récurrences au travers d’un tableau Excel qui reprend les informations principales (numéro et date de la facture, nom du client, produits et services associées, montant de la facture, périodicité d’envoi).
Mais cela peut vite devenir ingérable si vous avez un trop grand nombre de factures récurrentes à gérer.
Si vous êtes dans ce cas-là, il est alors peut-être plus intéressant pour vous de vous aider d’un logiciel de gestion facturation ou d’un logiciel de gestion des abonnements.
Pourquoi utiliser un logiciel pour faire ses factures récurrentes ?
Opter pour un logiciel de facturation pour gérer sa facturation récurrente présente plusieurs avantages non négligeables. En automatisant la récurrence des factures, vous gagnez beaucoup de temps et optimisez alors votre temps de travail. Vous n’avez qu’à choisir votre template de facture, rentrer les informations du client et de la facture et choisir le mode de récurrence.
Avec un logiciel de facturation, le risque de commettre des erreurs de facturation ou bien des oublis est relativement réduit. De plus, puisque la récurrence est automatisée, les factures s’envoient continuellement, peu importe si le collaborateur qui s’occupe de la facturation soit là ou non.
Le nombre d’impayés se réduit aussi. Vos clients vont moins oublier de vous payer car ils seront habitués à recevoir la facture exactement à la même date.
Enfin, avec un logiciel de facturation, vous avez une meilleure visibilité sur votre trésorerie et sur vos encaissements. Vous pouvez piloter votre activité beaucoup plus facilement.
Comment faire une facture récurrente en ligne sur KPulse ?
Sur notre logiciel de gestion facturation KPulse, vous avez la possibilité de gérer les factures récurrentes.
Vous pouvez ainsi facturer des abonnements ou des contrats récurrents à vos clients de manière périodique.
Vous pouvez retrouver sur KPulse Academy, un tutoriel détaillé qui vous explique comment activer la récurrence des factures sur KPulse.
Pour résumer
De nos jours, mettre en place la récurrence des factures devient de plus en plus courant au sein des entreprises. La facturation récurrente intervient lorsqu’une entreprise vend périodiquement les mêmes biens ou services à un même client.
L’entreprise est libre de gérer sa facturation grâce à un tableur de type Excel. Mais si elle a un gros panel de clients, il peut être préférable qu’elle adopte un logiciel de facturation.
De plus, faire des factures récurrentes peut vitre être source d’erreurs ou d’oublis. Ce type d’erreur coûte de l’argent à l’entreprise et peut lui fait perdre de la crédibilité auprès de ses clients.
Il faut donc qu’elle suive de manière stricte ses factures. L’utilisation d’un logiciel comme KPulse facilite ce suivi.
