Facturer avec Excel ou Word : Est-ce interdit ?

Lundi 3 janvier 2022 4 minutes

La facturation est de plus en plus encadrée à cause des risques de fraude et d’erreurs. Plusieurs réformes ont justement eu lieu à ce sujet afin d’apporter un cadre légal plus précis. Vous vous demandez alors peut-être si votre entreprise a encore le droit de gérer ses factures avec Excel ou Word ? Ou bien, si elle doit passer par un logiciel de facturation obligatoire ? Dans cet article on vous explique tout en termes de facturation : ce que vous avez le droit de faire, ce que vous risquez en utilisant Excel ou Word et quels avantages vous auriez à adopter un logiciel de facturation à la place !

Pas le temps de lire ? Découvrez notre vidéo sur le sujet !

Est-ce que j’ai le droit de facturer avec Excel ou Word ?

Oui, en soit, vous avez le droit de réaliser votre facturation sur Excel ou encore Word !

La loi de finance de 2018 impose l’utilisation d’un logiciel certifié uniquement pour les entreprises qui ont un logiciel de caisse.

Dans le cas où vous utilisez un logiciel de caisse, celui-ci doit répondre à des certifications bien précises pour assurer l’inaliénabilité, la sécurisation et l'archivage des données. Les entreprises doivent alors s’équiper d’un logiciel de facturation obligatoire et certifié.

Pour ce qui est de la facturation (et non de l’encaissement) vous avez tout à fait le droit d’utiliser un logiciel qui n’est pas certifié pour ça, comme Word ou Excel.

Enfin, si vous êtes un auto-entrepreneurs, sachez qu’il n’y a pas d’obligation vous concernant. Vous pouvez gérer votre facturation autant sur Excel, sur Word que sur un logiciel de facturation.

Les dangers de la facturation avec Word ou Excel

Ce n’est pas parce que facturer sur Word ou Excel est autorisé que ce n’est pas dangereux pour votre entreprise ! Facturer avec un tableur ou un logiciel de traitement de texte peut avoir des conséquences graves pour votre entreprise. On vous explique tout en détails.

Vous allez perdre du temps

Pour commencer, en réalisant vos factures sur Word ou Excel, vous allez perdre beaucoup de temps. En créant vos devis et vos factures à la main, vous devrez systématiquement recopier les coordonnées de vos clients et les descriptions de vos prestations. Vous devrez calculer tous les totaux et les valeurs de TVA à la main pour chaque devis et chaque facture.

Si vous réalisez beaucoup de factures, c’est un temps non négligeable que vous allez perdre. Un temps que vous auriez pu consacrer à des tâches plus importantes dans le cadre du développement de votre entreprise.

Un suivi difficile de vos factures

Créer des devis et des factures c’est une chose, mais après faut-il être capable de réaliser un suivi efficace. Quelles sont les factures que j’ai déjà envoyées aux clients ? Quels factures ont été payées ? Quel client dois-je relancer ? Quelle est la dernière facture que j’ai créée pour ce client ? Si vous avez un dossier avec 200 factures sur votre ordinateur, ce sera très difficile de faire un suivi efficace et d’obtenir une réponse rapide à toutes ces questions.

Et pour faire des statistiques c’est la même chose. Comment pouvez-vous identifier vos produits les plus rentables ? Vos meilleurs clients ? Évaluer votre rentabilité ?

Pour faire tout ça avec Excel, vous allez devoir passer énormément de temps à croiser les données et à faire des calculs à la main. Et encore une fois, cette perte de temps-là est non négligeable.

Les erreurs de facturation vont vous coûter cher

Lorsque l’on crée des devis et des factures à la main tous les mois, en faisant des copiés collés, on finit par faire des erreurs.

Oubli de facturation, erreur de calcul, erreur sur la TVA ou encore erreur dans l’adresse du client sont tous des types d’erreurs qui peuvent vous coûter cher. Pour ne pas vous tromper, vous devez veillez à vérifier tout un tas de choses. Mais même avec la plus grande attention et minutie, vous finirez par commettre une erreur de facturation quelque part et qui pourra faire suer votre porte-monnaie.

En effet, en cas de contrôle fiscal, votre entreprise risque une amende de 7500 € si votre facturation contient des erreurs.

Vous risquez de générer des documents illégaux

Si vous faites des erreurs de facturation, vous risquez donc de générer des documents qui ne seront pas valides.

Or, en France, la facturation est très encadrée. Pour qu’une facture soit valide, il y a de nombreuses règles à respecter.

Quelques exemples de règles pour qu’une facture soit valide :

  • Il y a les mentions obligatoires comme par exemple la date d'émission de la facture, l'adresse des parties et leur adresse de facturation.
  • Il y a des règles de numérotation, les numéros de factures doivent obligatoirement se suivre selon une séquence chronologique.
  • Les pages d’une facture doivent être numérotées et le numéro de facture doit être présent sur toutes les pages.

Si vous n’utilisez pas de logiciel de facturation, c’est de votre responsabilité de respecter toutes les règles. En cas d’erreur, vous êtes donc pénalement responsable.

La comptabilité va vous coûter cher

Au moment de faire votre comptabilité, votre expert comptable ne pourra pas importer vos factures Word ou Excel dans son logiciel. Il devra alors toutes les ressaisir à la main. Ce travail de ressaisie est de un, chronophage pour votre comptable et de deux, il vous sera bien entendu facturé.

Adopter un logiciel de facturation : quels sont les avantages ?

Gain de temps considérable

Avec un logiciel de facturation comme KPulse, toutes vos données sont au même endroit : vos produits et vos clients. Ainsi, lorsque vous souhaitez créer une facture, il vous suffit de quelques clics pour l’éditer. Vous choisissez un client, des produits ou prestations, et tout se calcule automatiquement.

Fini les copiés collés, et donc les erreurs d’inadvertance. Lorsqu’un de vos clients change d’adresse, vous enregistrez la nouvelle adresse dans la fiche client, et automatiquement toutes les prochaines factures seront adressées à la bonne adresse. Vous gagnerez également du temps sur des processus comme celui d’appliquer des prix spécifiques à un client, ou bien sur la gestion de vos stocks si vous faites de l’achat-revente.

Vos documents sont aux normes

Vous n’avez plus à vous soucier de savoir si vos factures respectent les normes. Le logiciel s’en charge pour vous ! Et s'il manque une information, le logiciel vous la demandera.

Ainsi vous vous libérez de cette charge et vous êtes plus serein en cas de contrôle fiscal.

Votre comptable vous coûtera moins cher

Une fois toutes vos factures rentrées dans votre logiciel de gestion, vous pourrez réaliser des exports comptables ! Ce sont des exports que votre comptable peut rentrer directement dans son logiciel. Votre expert-comptable gagne donc beaucoup de temps, et ce sont des frais en moins pour vous.

La gestion des impayés est facile

Grâce à un suivi efficace des paiements dans votre logiciel de gestion, vous pourrez automatiser les relances pour les factures impayées.

Moins de factures impayées, c'est plus de trésorerie pour votre entreprise ! Certains logiciels de gestion permettent même de faire du paiement en ligne pour faciliter le paiement par carte bancaire pour vos clients. C’est le cas de KPulse par exemple.

Analyse et pilotage de votre activité

Enfin avec un vrai logiciel de gestion, vous aurez à votre disposition un ensemble de rapport pour suivre votre activité et prendre les bonnes décisions.

Évolution du chiffre d'affaires, marges dégagées, meilleurs produits, meilleurs clients, ce sont autant d'indicateurs à suivre pour avoir une vue d’ensemble sur votre activité et piloter efficacement votre entreprise.

Pour résumer

Pour conclure, vous avez le droit de facturer avec Word ou Excel, mais vous risquez de faire des erreurs graves et vous allez perdre beaucoup de temps.

La meilleure solution est d’utiliser un logiciel de facturation comme KPulse, qui, en plus de vous faire gagner du temps, vous assure de respecter les normes obligatoires en matière de facturation, et vous permet de suivre intelligemment votre activité.

Par Nathan Lopez, Chief Marketing Officer
Publié le Lundi 3 janvier 2022

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