La facturation électronique : une obligation légale pour les TPE/PME en 2019 ?

La facturation électronique : une obligation légale pour les TPE/PME en 2019 ?

Jeudi 11 juillet 2019 4 minutes

La volonté du gouvernement de généraliser l'utilisation des logiciels de facturation d’ici 2020

La facture électronique est une facture créée, envoyée et reçue sous le format numérique. Ainsi, la facturation électronique est un processus de facturation entièrement sous format électronique.

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Quelles types d’entreprises sont concernés par la réforme en 2019 ? La réponse : L'ère du numérique envahit le monde et toutes les entreprises (y compris les TPE/PME) y sont concernées.

A savoir : Avant, les obligations étaient destinées aux grandes entreprises. Maintenant la facture électronique est vraiment sur le point de devenir un incontournable pour les entreprises de toutes tailles. D’ici 2020, 100 % des factures devront être numériques.

Les règles et obligations à respecter pour la facturation électronique

Toutefois, pour que celle-ci soit valide, elle doit respecter des règles et obligations bien précises :

  • L'authenticité, l'identité de l'émetteur doit être valide.
  • L'intégrité, le contenu ne doit pas être modifiable.
  • La lisibilité, la facture doit être facilement lisible.
  • Les mentions légales, elles doivent être obligatoirement présentes

Pour respecter ces règles, plusieurs moyens peuvent être utilisés par les entreprises. Elles peuvent utiliser une signature électronique, mettre en place un contrôle qui gère le lien entre la facture et la transaction, ou encore automatiser le traitement de la facture notamment à travers un outil informatique, tel qu'un logiciel de gestion intégrée ou un fichier PDF. Le recours au logiciel de gestion est conseillé pour respecter toutes les conditions de façon sure, et pour améliorer l'administration de l'entreprise.

Les obligations légales de la facturation électronique

Au tour des TPE/PME, désormais concernées par les obligations légales 2019-2020

Le sujet de la facture électronique est abordé depuis l'ordonnance de 26 juillet 2014 mais ne s'applique qu'à partir de 2017. Le processus se fait, étape par étape, pour chaque entreprise selon leur taille.

  • Le 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises, de plus de 5 000 salariés, ainsi que les entreprises publiques
  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire, de 250 à 5 000 salariés
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises, de 10 à 250 salariés
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises, de moins de 10 salariés.

La réforme s'est donc dans un premier temps, appliquée aux grandes entreprises. Et depuis le 1er janvier 2019, c'est au tour des petites et moyennes entreprises (PME) de se jeter à l’eau. A partir du 1er juillet 2020, ce sera au tour des très petites entreprises (TPE). Mais qu'est-ce que cela implique ?

Exemple concret TPE/PME : TPE de 20 salariés, Secteur de Bâtiment

Par exemple, dans le cas d'une entreprise de 20 salariés qui réalise la rénovation d’un bâtiment public. Elle devra émettre une facture au format électronique, et le transmettre sur le portail Chorus pro. Un portail mis en place par l'AIFE (Agence Financière pour l'Informatique de l'Etat). C'est à travers ce dispositif qu'il faut transmettre les factures, et leur suivi auprès des entreprises publiques y est facilité. Il est gratuit et accepte un grand nombre de formats (PDF, XML, etc.).

Le fait de se munir d'un logiciel de gestion permet de faciliter le processus de publication sur le portail, et ainsi de gagner du temps, respecter les conditions d'une facture électronique. Le plus grand avantage est la simplification des étapes de publication de la facture en l'automatisant.

Manque de conformité = Risque d’avoir les factures non payées

Dans le cas où une entreprise ne respecte pas la réforme et ne passe donc pas par une facture électronique avec le secteur public, elle alourdit ses dépenses administratives et perd les avantages de la facture électronique, et surtout elle risque de ne pas être payée. Il faut savoir que le montant de la trésorerie lié aux retards de paiement représente près de 12 milliards d’euros !

Pour le moment pas de sanction juridique a été mis en place. Ainsi, la non-adoption des factures électroniques n'est pas sanctionnée juridiquement, mais devient quand même incontournable pour les entreprises et reste obligatoire.

Est-ce nécessaire d’utiliser un logiciel de facturation ?

De plus, la réforme pose la question de la nécessité des logiciels de facturation. Il y a peu d’alternatives aux logiciels de facturation. Ces derniers, même s’ils ne sont pas obligatoires, sont fortement recommandés. Les autres moyens possibles pour le moment sont :

  • Utiliser un facturier-papier. Elle consiste à noter les factures de façon manuscrite, sur un document qui contient déjà les mentions légales et obligatoires et qui porte le numéro de la facture. Cette méthode possède divers inconvénients dont une perte de temps conséquente et un risque d'erreur de calcul. Surtout, elle ne respecte pas totalement la réforme.
  • Le traitement de texte. Les factures sont ici réalisées à partir d'outils informatiques. Les risques d'erreur de calcul sont limités et les mentions légales sont automatiquement rajoutées. Toutefois, il faut veiller à respecter toutes les conditions d'une facture valide et mener le processus de publication sur le portail.

Il est donc beaucoup plus facile de réaliser une facture adéquate quand on passe par un logiciel de facturation.

La facturation électronique pour les TPE PME

Par où commencer ? La facturation électronique pour les TPE/PME 2019

Le logiciel de facturation permet de gérer toutes les étapes de conception et publication d'une facture électronique, et assure la validité de celle-ci. Avec les nouvelles conditions de la réforme, le logiciel de facturation devient indispensable pour le fonctionnement d'une entreprise. Il permet de réunir toutes les informations de l'entreprise dans une seule base de données, s'assurer du respect de toutes les règles d'une facture valide, réduire les risques d'erreur, et surtout gagner du temps de façon considérable.

Par Hannah Lee, Responsable Marketing
Publié le Jeudi 11 juillet 2019

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