Il est très courant de demander des acomptes à ses clients dans le cadre de la vente de biens ou de services. Un acompte est un versement partiel qui va permettre de sécuriser et de garantir la vente. Dès lors que vous demandez un acompte à vos clients, vous êtes dans l’obligation d’émettre une facture d’acompte Mais comment faire une facture d’acompte ? Quel est l’intérêt de faire une facture d’acompte ? Et comment gagner du temps pour gérer ses factures d'acompte ? Nous vous expliquons tout en détail dans cet article !
Pas le temps de lire ? Découvrez qu'est ce qu'une facture d'acompte en vidéo
Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?
Une facture d’acompte est un document comptable qui permet d’attester qu’un acompte a été versé.
Et qu’est-ce qu’un acompte alors ? Un acompte est un paiement partiel versé par votre client avant le début de la réalisation d’un contrat (livraison de marchandises ou prestation de service). Il représente donc une partie du montant total d’une transaction.
Une facture d’acompte est créée à partir d’un devis et s’effectue au moment de la signature du contrat de vente. L’acompte versé est ensuite retranché de la facture finale (ou facture de solde) et doit être mentionné dessus. Le client devra alors régler le montant qu’il reste à payer. Une fois le premier acompte versé, vous pouvez demander à vos clients de vous verser d'autres acomptes intermédiaires tout au long de la réalisation du contrat.
Pourquoi faire une facture d’acompte ?
Faire une facture d’acompte présente plusieurs avantages. Tout d’abord, elle permet d’engager votre client dans l’acte d’achat. A partir du moment que votre client vous verse un acompte, il est dans l’obligation de payer la totalité de la marchandise ou de la prestation de service. Il ne peut pas se rétracter. De votre côté, vous vous engagez à fournir la marchandise ou à exécuter la prestation de service comme prévu.
La facture d’acompte représente donc un gage de confiance entre vous et votre client. Et cet engagement ferme constitue une sécurité pour vous. C’est votre garantie d’être payé. Votre client ne pourra pas changer d’avis ou se rétracter au dernier moment et sera obligé de payer la somme due. Il ne vous laisse pas avec un retard de chiffre d’affaires. Faire un acompte permet donc de limiter considérablement les risques d’impayés et donc les pertes d’argent.
Enfin, demander un acompte à vos clients vous permet aussi de mieux gérer vos gros contrats En effet, si vous devez réaliser une prestation qui demande de nombreux coûts ou bien, si vous devez livrer une commande qui nécessite beaucoup de main d’œuvre ou de matériel, l’acompte vous aidera à couvrir une partie des frais engagés. Il vous évitera de commencer à travailler sans avoir des trous de trésorerie. Et il vous permettra alors de mieux gérer les risques.
Dans cette même logique, un acompte peut aussi être bénéfique pour votre client. Cela lui permet de répartir les coûts et ne pas payer une immense somme en une seule fois.
Est-ce obligatoire de faire une facture d’acompte ?
A partir du moment où vous demandez à vos clients de vous verser un acompte, il est obligatoire de faire une facture d’acompte Autrement dit, à partir du moment où vous avez conclu avec votre client qu’il vous verse une partie du montant de la prestation avant la facture définitive, vous devez émettre une facture d’acompte. Cette règle est effective depuis 2004 et est énoncée dans l'article 289.I.c du Code Général des Impôts.
Quelles mentions obligatoires sur une facture d’acompte ?
Une facture d’acompte doit présenter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture classique Il faudra donc que les mentions suivantes apparaissent sur la facture d’acompte :
- Les coordonnées de l’entreprise, son adresse, son numéro SIREN, sa forme juridique, le montant de son capital social, son numéro d’immatriculation au RCS (Registre des Commerces et Société).
- Les coordonnées du client (nom et adresses).
- L’objet de la facture.
- Le numéro de la facture et sa date d’émission.
- La description des biens ou des services, la quantité, le prix unitaire HT et le prix total HT de chaque ligne.
- Le montant total HT, le taux de TVA appliqué et le montant TTC.
- La date de la livraison ou de la prestation de service.
- Les conditions de paiements et les pénalités de retard.
Une facture d’acompte doit évidemment posséder la mention « Facture d’acompte » et elle doit être rattachée au devis correspondant. Il faut pour cela que la facture d’acompte présente le numéro du devis en question.
Notez également que la facture d’acompte doit suivre le même ordre de numérotation que toutes vos autres factures.
Faut-il facturer la TVA sur les factures d’acomptes ?
Si votre entreprise est assujettie à la TVA, alors vous devez facturer la TVA sur vos factures d’acomptes Ainsi, vous pouvez demander à vos clients qu’ils paient la TVA dès lors que les factures d’acomptes sont encaissées.
Une exception a cependant lieu lorsque votre transaction concerne la livraison de marchandises. Dans ce cas, vous ne pouvez facturer la TVA uniquement à la livraison Votre facture d’acompte doit alors être créée sans que la TVA n’y figure. Elle doit donc être établie avec des prix hors taxes. Il vous faudra aussi rajouter sur votre facture d’acompte une ligne informant que la livraison n’est pas encore effectuée et qu’elle est prévue pour telle date.
Enfin, si vous n’êtes de base pas assujettis à la TVA, alors vous ne devez pas facturer la TVA sur vos factures d’acomptes. Dans ce cas, pensez à bien renseigner la mention légale nécessaire si vous êtes exonérés de TVA.
Comment comptabiliser une facture d’acompte ?
La facture d’acompte ne s’enregistre pas en tant que telle en comptabilité C’est uniquement la facture définitive, ou facture de solde, qui sera comptabilisée dans le journal des ventes.
Par contre, le paiement associé à une facture d’acompte s’enregistre lui dans le compte 4191 « Clients – avances et acomptes reçus sur commandes ». Il participe en effet à votre chiffre d’affaire donc il doit être comptabilisé. Pensez également à renseigner le montant de TVA dans le compte TVA 4457 « TVA collectée » dans le cas où votre facture d’acompte est établie en TTC.
Exemple de facture d’acompte
Pour éditer vos factures d’acompte, vous pouvez vous appuyer sur l’exemple de facture d’acompte suivant. Vous pouvez établir vos factures d’acompte sur un logiciel de traitement de texte, un tableur mais nous vous conseillons plutôt d’opter pour un logiciel de devis facturation. Un tel logiciel présente plusieurs avantages considérable.
Retrouvez ci-dessous un exemple de facture d’acompte :
Comme vous pouvez le voir dans cet exemple de facture d’acompte, la mention “Facture d’acompte” apparait en haut à droite du document. Le numéro de devis auquel la facture d’acompte est rattachée apparait dans la colonne “Description” de la ligne de facture. Enfin, toutes les autres mentions légales d’une facture classique sont bien présentes dans cet exemple de facture d’acompte.
Comment établir la facture de solde ou facture finale ?
A la livraison de la marchandise ou à la fin de la prestation de service, vous allez devoir établir une facture de solde , aussi appelée, facture finale.
La facture de solde reprend les informations du devis rattaché et fait référence à toutes les factures d’acomptes qui ont été établies. La facture de solde doit ainsi mentionner les numéros de toutes les factures d’acomptes associées, leurs montants et les dates d’émission.
La facture de solde permet de facturer le montant qu’il reste à payer, une fois tous les acomptes retranchés.
Comment faire une facture d’acompte simplement ?
Pour faire vos factures d’acompte plus simplement et éviter des erreurs, utiliser un logiciel de devis et facturation peut être la solution.
Par exemple, sur notre logiciel de devis et facturation KPulse, vous pouvez créer en quelques clics des factures d’acompte. Pour cela, rien de plus simple :
- Rendez-vous dans la liste de vos devis.
- Sélectionnez le devis à partir lequel vous souhaitez faire une facture d’acompte.
- Cliquez sur « Créer un document » et choisissez « Facture d’acompte ».
- Choisissez le montant de votre facture d’acompte (montant fixe ou en pourcentage).
- Votre facture d’acompte se créée automatiquement en reprenant les informations de votre devis.
- Vous pouvez envoyer la facture d’acompte à votre client par email afin qu’il vous règle. Et vous pouvez gagner encore plus de temps en lui proposant le paiement en ligne.
- Créez la facture de solde directement depuis le devis. La facture de solde reprend automatiquement tous les acomptes qui ont été versés.
Avec un tel logiciel, vous évitez ainsi les erreurs de montants, de taux et d’informations légales.
Pour résumer
Demander un acompte à vos clients permet de sécuriser la vente et vous engage, vous et votre client. Vous vous assurez ainsi d’être payé. Un acompte vous permet aussi de couvrir toute ou partie des frais que vous allez engager. Cela vous évite ainsi des trous de trésorerie.
Pour attester qu’un acompte a été effectivement versé , une facture d’acompte doit être établie Cette dernière est directement rattachée au devis associée. Elle est construite de la même manière qu’une facture classique et contient les mêmes mentions obligatoires.
Pour faire vos factures d’acompte , et plus généralement gérer votre facturation, vous pouvez opter pour un logiciel de devis facturation. Un tel logiciel peut s’avérer être très bénéfique pour votre entreprise. Vous évitez de faire des erreurs, vous gagnez un temps considérable et vous automatisez un bon nombre de processus.
